ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી. [વિડિઓ અને ક્વિઝ]

સંક્ષિપ્ત જવાબ: ટીમ્સમાં AI નોટ્સ શ્રેષ્ઠ રીતે કાર્ય કરે છે જ્યારે એડમિન પહેલા યોગ્ય કોપાયલોટ અને ટ્રાન્સક્રિપ્શન નીતિઓ સક્ષમ કરે છે, પછી આયોજકો ફેસિલિટેટર ચાલુ કરે છે અથવા સપોર્ટેડ મીટિંગ્સમાં રીકેપનો ઉપયોગ કરે છે. જ્યારે લાઇસન્સિંગ, ટ્રાન્સક્રિપ્શન અથવા મીટિંગ પ્રકાર યોગ્ય રીતે સેટ ન હોય, ત્યારે નોંધો દેખાઈ શકશે નહીં અથવા અપૂર્ણ હોઈ શકે છે.

મુખ્ય બાબતો:

એડમિન કંટ્રોલ: AI નોટ્સ દેખાય તે પહેલાં ટીમ મીટિંગ નીતિઓ તપાસો.

લાઇસન્સ તપાસ: ફેસિલિટેટર, રીકેપ અને કોપાયલોટ સુવિધાઓને યોગ્ય હકદારી સાથે મેચ કરો.

ટ્રાન્સક્રિપ્શન આવશ્યકતા: જ્યારે મીટિંગ પછી AI નોંધો મહત્વપૂર્ણ હોય ત્યારે ટ્રાન્સક્રિપ્શન સક્ષમ કરો અને ચલાવો.

મીટિંગ સેટઅપ: આઉટપુટ સુધારવા માટે સ્પષ્ટ એજન્ડા સાથે સુનિશ્ચિત, સમર્થિત મીટિંગ્સનો ઉપયોગ કરો.

માનવ સમીક્ષા: નોંધો શેર કરતા પહેલા નામો, નિર્ણયો, સમયમર્યાદા અને સંવેદનશીલ વિગતો ચકાસો.

1. ટીમ્સમાં AI નોટ્સનો અર્થ શું છે 🤖

ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી તે શીખતા પહેલા , તમારે ત્રણ સમાન દેખાતી સુવિધાઓને અલગ કરવાની જરૂર છે:

• મીટિંગ દરમિયાન AI-જનરેટેડ નોંધો - સામાન્ય રીતે ટીમ મીટિંગમાં ફેસિલિટેટર દ્વારા સંચાલિત.

• રીકેપમાં AI નોંધો - મીટિંગ અથવા ઇવેન્ટ પછી બતાવેલ નોંધો અને ફોલો-અપ કાર્યો.

• કોપાયલોટ મીટિંગ નોટ્સ - મીટિંગ ચેટ અથવા રીકેપ અનુભવમાંથી માઇક્રોસોફ્ટ 365 કોપાયલોટ દ્વારા જનરેટ કરાયેલી નોટ્સ.

ફેસિલિટેટર રીઅલ-ટાઇમ AI નોટ્સ જનરેટ કરી શકે છે, મુખ્ય નિર્ણયોનો સારાંશ આપી શકે છે, ખુલ્લા પ્રશ્નોનું દસ્તાવેજીકરણ કરી શકે છે, મીટિંગ ચેટમાં પ્રશ્નોના જવાબ આપી શકે છે અને કાર્યોનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરી શકે છે. માઈક્રોસોફ્ટ કહે છે કે માઈક્રોસોફ્ટ 365 કોપાયલટ લાઇસન્સ જરૂરી છે , જોકે આંતરિક મીટિંગના સહભાગીઓ એકવાર તે ચાલુ થઈ જાય પછી લાઈવ અપડેટ્સ જોઈ શકે છે.

આ તફાવત મહત્વપૂર્ણ છે કારણ કે એક વ્યક્તિ "AI નોટ્સ" કહી શકે છે અને તેનો અર્થ પોલિશ્ડ લાઇવ નોટ્સ પેનલ હોઈ શકે છે, જ્યારે બીજી વ્યક્તિ મીટિંગ પછી AI નોટ્સ ટેબનો અર્થ કરી શકે છે. એક જ રસોડું, અલગ ડ્રોઅર.

2. ટીમોમાં AI નોટ્સ સક્ષમ કરતા પહેલા ઝડપી ચેકલિસ્ટ ✅

અહીં સૂકી પણ મહત્વપૂર્ણ વાત છે. AI નોટ્સ ફક્ત એટલા માટે જાદુઈ રીતે દેખાતી નથી કારણ કે કોઈએ "જોડાઓ" પર ક્લિક કર્યું છે. તમારે સામાન્ય રીતે યોગ્ય લાઇસન્સ, યોગ્ય એડમિન નીતિ, ટ્રાન્સક્રિપ્શન સક્ષમ અને સુવિધાને સપોર્ટ કરતું મીટિંગ ફોર્મેટની જરૂર હોય છે.

પહેલા આ તપાસો:

• તમારી સંસ્થા પાસે માઇક્રોસોફ્ટ 365 કોપાયલોટ અથવા ટીમ્સ પ્રીમિયમ / કોપાયલોટ જ્યાં ઇન્ટેલિજન્ટ રીકેપ સુવિધાઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવી રહ્યો છે.

• ટીમ મીટિંગ નીતિ દ્વારા ટ્રાન્સક્રિપ્શનની મંજૂરી છે.

• કોપાયલોટ એડમિન નીતિ દ્વારા અવરોધિત નથી.

• આ મીટિંગ એક સુનિશ્ચિત ટીમ મીટિંગ છે જ્યાં આ સુવિધા સપોર્ટેડ છે.

• આયોજક અથવા પ્રસ્તુતકર્તાને સંબંધિત AI સુવિધા ચાલુ કરવાની પરવાનગી છે.

• મીટિંગ પૂરતી લાંબી છે અને જો તમને મીટિંગ પછીની AI નોંધો જોઈતી હોય તો તે ટ્રાન્સક્રિપ્ટેડ છે.

માઈક્રોસોફ્ટના ટીમ્સ પ્રીમિયમ લાઇસન્સિંગ દસ્તાવેજોમાં AI-સંચાલિત સંચાર ક્ષમતા તરીકે "View AI-જનરેટેડ નોટ્સ અને ટાસ્ક ફ્રોમ મીટિંગ્સ" શામેલ છે , જ્યારે તેના ફેસિલિટેટર માર્ગદર્શિકા અલગથી કહે છે કે ફેસિલિટેટર ઉમેરવા અથવા ચાલુ કરવા માટે માઈક્રોસોફ્ટ 365 કોપાયલોટ જરૂરી છે.

નાનો કેચ, કારણ કે અલબત્ત એક છે: રીકેપમાં AI નોંધો પાંચ મિનિટથી વધુ સમય સુધી ચાલેલી અને અંગ્રેજીમાં ટ્રાન્સક્રિપ્ટ કરેલી ઇવેન્ટ્સ માટે ઉપલબ્ધ છે, અને માઇક્રોસોફ્ટ એ પણ નોંધે છે કે ફોર્મેટિંગ ટ્રાન્સક્રિપ્શન ભાષાના આધારે બદલાઈ શકે છે.

૩. એડમિન તરીકે ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી 🛠️

એડમિન માટે, ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવા તે ટીમ્સ એડમિન સેન્ટરથી શરૂ થાય છે, મીટિંગમાં નહીં. આ તે જગ્યા છે જ્યાં ઘણા લોકો અટવાઈ જાય છે. તેઓ AI નોટ્સ બટન શોધતા રહે છે, પરંતુ નીતિ પૃષ્ઠભૂમિમાં શાંતિથી "ના" કહી રહી છે.

એડમિન પાથ સામાન્ય રીતે આ પ્રમાણે છે:

1. ટીમ્સ એડમિન સેન્ટર ખોલો .

2. મીટિંગ્સમાં જાઓ .

3. મીટિંગ નીતિઓ પસંદ કરો .

4. હાલની નીતિ પસંદ કરો અથવા નવી બનાવો.

5. રેકોર્ડિંગ અને ટ્રાન્સક્રિપ્શન વિભાગ શોધો

6. કોપાયલોટ સેટિંગ શોધો .

7. ઉપલબ્ધ વિકલ્પોમાંથી એક પસંદ કરો:

   • ચાલુ

   • સાચવેલી ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સાથે ચાલુ કરવું જરૂરી છે

   • ડિફૉલ્ટ રૂપે સાચવેલા ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સાથે ચાલુ

   • બંધ

8. પોલિસી સાચવો અને ખાતરી કરો કે તે યોગ્ય વપરાશકર્તાઓને સોંપવામાં આવી છે.

માઈક્રોસોફ્ટના એડમિન માર્ગદર્શનમાં કોપાયલોટ મીટિંગ પોલિસી સેટિંગ્સની યાદી આપવામાં આવી છે અને સમજાવવામાં આવ્યું છે કે ટ્રાન્સક્રિપ્શન પોલિસી કોપાયલોટ મીટિંગ દરમિયાન અને પછી કામ કરી શકે છે કે નહીં તે અસર કરે છે.

તમારે ટ્રાન્સક્રિપ્શન પોતે ઉપલબ્ધ છે કે નહીં તેની પણ ખાતરી કરવાની જરૂર છે. ટીમ્સ ટ્રાન્સક્રિપ્શન એ નીતિ-નિયંત્રિત સુવિધા, અને આયોજક અને ટ્રાન્સક્રિપ્શન શરૂ કરનાર વપરાશકર્તા બંનેને મીટિંગ્સ, વેબિનાર્સ અથવા ટાઉન હોલ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્ટ્સ શામેલ કરવા માટે સેટિંગ સક્ષમ કરવાની જરૂર છે.

આ એ ભાગ છે જેને લોકો છોડી દે છે, પછી ટીમોને દોષ આપે છે. ક્યારેક ટીમો તેને લાયક હોય છે. જોકે, હંમેશા નહીં.

૪. મીટિંગ શેડ્યૂલ કરતી વખતે ટીમોમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી 📅

મીટિંગ આયોજકો માટે, મીટિંગ શરૂ થાય તે પહેલાં AI નોટ્સ તૈયાર કરવાનો સૌથી સહેલો રસ્તો છે. તેનાથી ટીમોને સારી રીતે વર્તવા માટે વધુ જગ્યા મળે છે, જેમ કે બિલાડીને પહેલેથી જ ખવડાવી દેવામાં આવી હોય.

શેડ્યૂલ કરતી વખતે ફેસિલિટેટર ઉમેરવા માટે:

1. ટીમ્સમાં કેલેન્ડર ખોલો

2. નવું પસંદ કરો .

3. ટીમ્સ મીટિંગ ટૉગલ ચાલુ કરો .

4. વિકલ્પો પસંદ કરો .

5. કોપાયલોટ અને અન્ય AI પર જાઓ .

6. ખાતરી કરો કે Allow Copilot અને Facilitator આમાંથી કોઈપણ પર સેટ કરેલ છે:

   • ફક્ત મીટિંગ દરમિયાન

   • મીટિંગ દરમિયાન અને પછી

7. ફેસિલિટેટર ટૉગલ ચાલુ કરો

8. લાગુ કરો પસંદ કરો .

માઈક્રોસોફ્ટના ફેસિલિટેટર સૂચનો કહે છે કે આ શેડ્યુલિંગ પાથ છે, અને તેઓ એ પણ નોંધે છે કે ફેસિલિટેટર ફક્ત શેડ્યુલ્ડ મીટિંગ્સમાં જ ઉમેરી શકાય છે, ચેનલ મીટિંગ્સ, ઇન્સ્ટન્ટ મીટિંગ્સ અથવા ટીમ્સ કોલ્સમાં નહીં.

સારી મીટિંગ આમંત્રણ પણ મદદ કરે છે. વર્ણન અથવા મીટિંગ નોંધોમાં એક સરળ કાર્યસૂચિ ઉમેરો. ફેસિલિટેટર આમંત્રણમાં કાર્યસૂચિ તપાસી શકે છે અથવા મીટિંગ નોંધોને લૂપ કરી શકે છે અને ચર્ચાને વ્યવસ્થિત રાખવામાં મદદ કરવા માટે તેનો ઉપયોગ કરી શકે છે. જાદુઈ નહીં, પરંતુ જ્યારે તમારી મીટિંગમાં ઘણી બધી "ફક્ત એક વધુ વસ્તુ" ક્ષણો હોય ત્યારે ખૂબ નજીક.

5. લાઈવ ટીમ મીટિંગ દરમિયાન AI નોટ્સ કેવી રીતે ચાલુ કરવી 🎙️

કદાચ તમે શેડ્યૂલ કરતી વખતે તેને સક્ષમ કરવાનું ભૂલી ગયા છો. થાય છે. તમે મીટિંગ ખોલો છો, કોઈ કહે છે, "શું AI નોંધ લઈ શકે છે?", અને અચાનક બધા આયોજક તરફ એવી રીતે જુએ છે જાણે તેઓ ચંદ્રને નિયંત્રિત કરતા હોય.

મીટિંગ દરમિયાન ફેસિલિટેટર ચાલુ કરવા માટે:

1. ટીમ મીટિંગમાં જોડાઓ.

2. મીટિંગ કંટ્રોલ્સમાંથી વધુ ક્રિયાઓ પસંદ કરો

3. ફેસિલિટેટર ચાલુ કરો પસંદ કરો .

4. જો ટીમ્સ પૂછે તો મીટિંગ ભાષા પસંદ કરો.

5. નોંધો દેખાવા માટે થોડીવાર રાહ જુઓ.

એકવાર ફેસિલિટેટર ચાલુ થઈ જાય, પછી નોટ્સ આઇકોન બદલાઈ જાય છે અને એ દર્શાવે છે કે AI-જનરેટેડ નોટ્સ સક્રિય છે. માઈક્રોસોફ્ટ કહે છે કે નોટ્સ તરત જ દેખાતી નથી અને તેમાં થોડી મિનિટો લાગી શકે છે કારણ કે તે ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાં કેપ્ચર કરેલી ચર્ચા પર આધારિત છે.

એક મહત્વપૂર્ણ ભૂમિકા વિગત: મોબાઇલ સહભાગીઓ લાઇવ નોંધો જોઈ શકે છે, પરંતુ ડેસ્કટોપ અથવા વેબ પર ટીમ્સનો ઉપયોગ કરતા આયોજકો અથવા પ્રસ્તુતકર્તાઓ જ મીટિંગ દરમિયાન ફેસિલિટેટરને ચાલુ અથવા બંધ કરી શકે છે.

તો, જો કોઈ ટેક્સીમાં ફોનથી જોડાઈ રહ્યું હોય અને પૂછતું હોય કે તેઓ તેને કેમ સક્રિય કરી શકતા નથી, તો કદાચ એ જ કારણ હોઈ શકે. હેરાન કરનારું? હા. તાર્કિક? મોટે ભાગે.

6. ટીમ મીટિંગ પછી AI નોટ્સ કેવી રીતે શોધવી 🔎

મીટિંગ સમાપ્ત થયા પછી, નોંધો ઉત્પાદકતાના ધુમ્મસમાં અદૃશ્ય થતી નથી. તમે સામાન્ય રીતે તેમને મીટિંગ ચેટ અથવા રીકેપમાંથી શોધી શકો છો.

મીટિંગ પછી AI-જનરેટેડ સામગ્રીની સમીક્ષા કરવા માટે:

1. ટીમ્સમાં ઓપન ચેટ કરો

2. મીટિંગ ચેટ પસંદ કરો.

3. ટોચ પર રીકેપ પસંદ કરો

4. તમારા ભાડૂતમાં બતાવેલા અનુભવના આધારે, નોટ્સ અથવા એઆઈ નોટ્સ પસંદ કરો

માઈક્રોસોફ્ટ કહે છે કે મીટિંગ સમાપ્ત થયા પછી રીકેપમાં મીટિંગ ચેટ અને મીટિંગ નોટ્સ દ્વારા ફેસિલિટેટર દ્વારા જનરેટ કરેલી સામગ્રીને ઍક્સેસ કરી શકાય છે . AI-જનરેટેડ મીટિંગ નોટ્સ માઈક્રોસોફ્ટ લૂપ પેજમાં સંગ્રહિત થાય છે, અને મીટિંગના સહભાગીઓ મીટિંગ પહેલાં, દરમિયાન અથવા પછી તે લૂપ પેજને સંપાદિત કરી શકે છે.

રીકેપ AI નોટ્સને વધુ વ્યાપક રીતે સમજવા માટે, માઇક્રોસોફ્ટ કહે છે કે વપરાશકર્તાઓ મેન્યુઅલ અને AI-જનરેટેડ નોટ્સ વત્તા ફોલો-અપ કાર્યો જોઈ , જો મીટિંગ ટ્રાન્સક્રિપ્શન આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે.

આ તે જગ્યા છે જ્યાં AI નોટ્સ ફક્ત મીટિંગ ગિમિક કરતાં વધુ બની જાય છે. તમે આખી વાતચીતને ફરીથી ચલાવ્યા વિના નિર્ણયો, કાર્યો, ચૂકી ગયેલા સંદર્ભ અને ફોલો-અપ્સ મેળવી શકો છો જેમ કે તમે કોઈ નાના ઓફિસ ક્રાઇમ સીનની તપાસ કરી રહ્યા છો 🕵️.

7. સરખામણી કોષ્ટક: ટીમોમાં AI નોટ્સનો ઉપયોગ કરવાની રીતો 📊

કોપાયલોટ-જનરેટેડ નોટ્સ માટે માઇક્રોસોફ્ટના સપોર્ટ ગાઇડન્સમાં કહેવામાં આવ્યું છે કે વપરાશકર્તાઓ મીટિંગ ચેટમાંથી કોપાયલોટ પસંદ કરી શકે છે, વધુ પ્રોમ્પ્ટ પસંદ કરી શકે છે, મીટિંગ નોટ્સ જનરેટ કરી શકે છે, તેમને કોપી કરી શકે છે અને અન્યત્ર પેસ્ટ કરી શકે છે, જ્યારે વપરાશકર્તાઓને AI આઉટપુટ ચકાસવાનું યાદ અપાવે છે કારણ કે તે ખોટું હોઈ શકે છે.

8. ટીમોમાં વધુ સારી AI નોંધો માટે શ્રેષ્ઠ મીટિંગ સેટઅપ 🧠

ટીમ્સમાં AI નોટ્સને કેવી રીતે સક્ષમ કરવું તે જાણવું એ અડધું કામ છે. યોગ્ય નોંધો મેળવવી એ બીજો અડધું કામ છે. AI માળખામાં સારું છે, પરંતુ તે હેડસેટ પહેરીને મન વાંચનાર નથી. તેને સ્વચ્છ ઇનપુટ્સની જરૂર છે.

આ સેટઅપનો ઉપયોગ કરો:

• મીટિંગ પહેલાં સ્પષ્ટ એજન્ડા ઉમેરો.

• નિર્ણયો મોટેથી કહો: "નિર્ણય: અમે આવતા અઠવાડિયે પાયલોટ પ્રોજેક્ટ શરૂ કરીશું."

• માલિકોને મૌખિક રીતે સોંપો: "માયા નાણાકીય બાબતોનો ભાગ લે છે."

• વિષય બદલતા પહેલા થોભો.

• પાંચ લોકો એકબીજા સાથે વાત કરતા ટાળો. હા, મહત્વાકાંક્ષી.

• નામોનો સતત ઉપયોગ કરો જેથી કાર્યની માલિકી સ્પષ્ટ રહે.

• શક્ય હોય ત્યાં મીટિંગની ભાષા સુસંગત રાખો.

• નોંધોને વ્યાપકપણે શેર કરતા પહેલા તેને તપાસો.

ફેસિલિટેટર મીટિંગ આમંત્રણ અથવા લૂપ મીટિંગ નોટ્સમાંથી એજન્ડા શોધી, અને તે મીટિંગ દરમિયાન એજન્ડા વિષયોને ટ્રેક કરવામાં મદદ કરી શકે છે.

એક શાંત અસરકારક યુક્તિ: તમારા એક્શન આઇટમ્સની જાહેરાત એવી રીતે કરો જેમ તમે ખૂબ થાકેલા સહાયક માટે વર્ણન કરી રહ્યા છો. રોબોટિક નહીં, ફક્ત સ્પષ્ટ. "એક્શન આઇટમ: જોર્ડન અપડેટેડ ડેક મોકલશે." આ પ્રકારનું વાક્ય AI નોટ્સને ઘણી ઓછી નરમ બનાવે છે.

9. AI નોટ્સ ન દેખાતી હોય ત્યારે થતી સામાન્ય સમસ્યાઓ ⚠️

જો ટીમ્સમાં AI નોટ્સ ખૂટે છે, તો તરત જ એવું ન માની લો કે સુવિધા તૂટી ગઈ છે. એવું હોઈ શકે છે, પરંતુ ઘણા સામાન્ય બ્લોકર્સ છે.

સામાન્ય કારણોમાં શામેલ છે:

• તમે જે સુવિધાનો ઉપયોગ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો તેના માટે કોઈ કોપાયલટ અથવા ટીમ્સ પ્રીમિયમ હકદારી નથી

• ટીમ મીટિંગ નીતિઓમાં કોપાયલોટ અક્ષમ છે

• ઑર્ગેનાઇઝર અથવા તેને શરૂ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહેલા વ્યક્તિ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન અક્ષમ કરેલ છે

• રીકેપ AI નોટ્સ માટે મીટિંગ ખૂબ ટૂંકી છે

• મીટિંગ ટ્રાન્સક્રાઇબ કરવામાં આવી ન હતી.

• અસમર્થિત મીટિંગ પ્રકાર, જેમ કે ફેસિલિટેટર માટે ચેનલ મીટિંગ.

• ખોટી ભૂમિકા, જેમ કે કોઈ પ્રતિભાગી ફેસિલિટેટર ચાલુ કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યો છે.

• બાહ્ય સહભાગીઓની મર્યાદાઓ.

• સંવેદનશીલતા લેબલ્સ અથવા એન્ક્રિપ્શન અવરોધિત કાર્યસૂચિ નિષ્કર્ષણ.

માઈક્રોસોફ્ટના દસ્તાવેજો નોંધે છે કે ટીમ્સ AI-સંચાલિત ઇન્ટેલિજન્ટ રીકેપ સુવિધાઓ પ્રદાન કરવા માટે ઇવેન્ટ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ, હાજરી ડેટા અને પાવરપોઈન્ટ લાઈવ ડેટાનો ઉપયોગ કરે છે, તેથી ટ્રાન્સક્રિપ્ટ ડેટા ગુમ થવાનો અર્થ AI રીકેપ મૂલ્ય ગુમ થઈ શકે છે

લાઈવ ફેસિલિટેટર નોટ્સ માટે, યાદ રાખો કે ડેસ્કટોપ અથવા વેબ પર ફક્ત આયોજકો અને પ્રસ્તુતકર્તાઓ જ મીટિંગ દરમિયાન ફેસિલિટેટરને ચાલુ અથવા બંધ કરી શકે છે. મોબાઈલ યુઝર્સ લાઈવ નોટ્સ જોઈ શકે છે પરંતુ તે જ રીતે સુવિધાને સક્રિય કરી શકતા નથી.

૧૦. ગોપનીયતા, પરવાનગીઓ અને "કૃપા કરીને આ ચકાસો" નિયમ 🔐

AI નોટ્સ મદદરૂપ છે, પરંતુ તે કાનૂની સ્ટેનોગ્રાફર, પાલન અધિકારી, અથવા તમારા સૌથી વધુ વિગતવાર-ઓબ્સેસ્ડ સહકાર્યકર નથી. તે મીટિંગ ડેટામાંથી જનરેટ થાય છે, અને તે સંદર્ભ ચૂકી શકે છે, કંઈક અજીબ રીતે શબ્દસમૂહ કરી શકે છે, અથવા અવ્યવસ્થિત ચર્ચાને આત્મવિશ્વાસપૂર્ણ સારાંશમાં ફેરવી શકે છે જે મોટે ભાગે સાચો હોય છે.

માઈક્રોસોફ્ટ જણાવે છે કે ટીમ્સ રીકેપમાં AI-જનરેટેડ કન્ટેન્ટ ઇવેન્ટ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ પર આધારિત છે અને GPT અને અન્ય AI મોડેલ્સ દ્વારા સંચાલિત છે, અને તે અચોક્કસ, અપૂર્ણ અથવા અયોગ્ય હોઈ શકે છે.

તો વ્યવહારુ નિયમ સરળ છે:

• ગ્રાહકોને AI નોટ્સ મોકલતા પહેલા તેની સમીક્ષા કરો.

• નિર્ણયો, સંખ્યાઓ, નામો અને સમયમર્યાદા તપાસો.

• સંવેદનશીલ વિગતો સ્ટોર કરતા પહેલા કે ફોરવર્ડ કરતા પહેલા તેની પુષ્ટિ કરો.

• કાનૂની, HR, નાણાકીય અથવા નિયમન કરાયેલા નિર્ણયો માટે એકમાત્ર રેકોર્ડ તરીકે AI નોટ્સ પર આધાર રાખવાનું ટાળો.

• ખાતરી કરો કે ઉપસ્થિતો ટ્રાન્સક્રિપ્શન અને AI-જનરેટેડ રીકેપ નીતિઓ સમજે છે.

ટીમો પાસે સંવેદનશીલ મીટિંગ સામગ્રી માટે મીટિંગ વિકલ્પો અને એડમિન નિયંત્રણો, જેમાં કોપી, ફોરવર્ડિંગ, રેકોર્ડિંગ, ટ્રાન્સક્રિપ્ટ અને AI-જનરેટેડ આંતરદૃષ્ટિ સંબંધિત નિયંત્રણોનો સમાવેશ થાય છે.

અહીં થોડી પેરાનોઇયા સ્વસ્થ છે. ટીનફોઇલ-હેટ પેરાનોઇયા નહીં, ફક્ત "કદાચ કાચો AI રીકેપ વાંચ્યા વિના બોર્ડ મેમોમાં પેસ્ટ કરશો નહીં" પેરાનોઇયા.

૧૧. ટીમ એડમિન અને મેનેજર માટે રોલઆઉટ ટિપ્સ 🚀

જ્યારે તમે ફક્ત સ્વીચ ફ્લિપ ન કરો અને આશા રાખો કે દરેક વ્યક્તિ તાલીમ વિડિઓની જેમ વર્તે ત્યારે AI નોટ્સ રોલઆઉટ કરવું શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરે છે.

એક સરળ રોલઆઉટ યોજના:

1. એક નાનું પાયલોટ જૂથ પસંદ કરો.

2. લાઇસન્સ અને નીતિઓની પુષ્ટિ કરો.

3. તે જૂથ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન અને કોપાયલોટ સેટિંગ્સ સક્ષમ કરો.

4. એક ટેસ્ટ મીટિંગ બનાવો.

5. લાઈવ ફેસિલિટેટર નોટ્સ અજમાવી જુઓ.

6. મીટિંગ પછીની રીકેપ AI નોંધો અજમાવી જુઓ.

7. તમારા વપરાશકર્તાઓ જે પગલાં જુએ છે તેનું ચોક્કસ દસ્તાવેજીકરણ કરો.

8. "AI નોટ્સનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો" માટે એક ટૂંકી આંતરિક માર્ગદર્શિકા બનાવો.

9. ગોપનીયતા રીમાઇન્ડર્સ શામેલ કરો.

10. લોકોને પૂછો કે તેમને શું મૂંઝવણમાં મૂક્યું, કારણ કે તેઓ તમને કહેશે. મોટેથી.

પાયલોટનું કારણ એ છે કે ટીમ્સના અનુભવો લાઇસન્સિંગ, એડમિન નીતિઓ, મીટિંગ પ્રકાર, ક્લાયંટ સંસ્કરણ અને સંગઠનાત્મક સેટિંગ્સના આધારે બદલાઈ શકે છે. તે એક મોટું લાલ બટન નથી. તે બટનોથી ભરેલા ડ્રોઅર જેવું છે, કેટલાકને અન્ય કરતા વધુ સારા લેબલ કરવામાં આવ્યા છે.

૧૨. ઝડપી જવાબ: ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી 🏁

ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી તેનું કન્ડેન્સ્ડ વર્ઝન અહીં છે :

સંચાલકો માટે:

• ટીમ્સ એડમિન સેન્ટર પર જાઓ .

• ખોલો > મીટિંગ નીતિઓ.

• રેકોર્ડિંગ અને ટ્રાન્સક્રિપ્શનમાં , યોગ્ય કોપાયલોટ નીતિ સક્ષમ કરો.

• ખાતરી કરો કે ટ્રાન્સક્રિપ્શન માન્ય છે.

• યોગ્ય વપરાશકર્તાઓને નીતિ સોંપો.

આયોજકો માટે:

• સુનિશ્ચિત ટીમ મીટિંગ બનાવો.

• વિકલ્પો > કોપાયલોટ અને અન્ય AI ખોલો .

• Allow Copilot and Facilitator ને સક્ષમ વિકલ્પ પર સેટ કરો

• ફેસિલિટેટર ચાલુ કરો .

• સેટિંગ લાગુ કરો.

મીટિંગ દરમિયાન:

• વધુ ક્રિયાઓ પસંદ કરો .

• ફેસિલિટેટર ચાલુ કરો પસંદ કરો .

• AI-જનરેટેડ નોંધો દેખાય તે માટે થોડીવાર રાહ જુઓ.

મીટિંગ પછી:

• મીટિંગ ચેટ ખોલો.

• રીકેપ પર જાઓ .

• નોંધો અથવા AI નોંધો પસંદ કરો .

તે સ્વચ્છ સંસ્કરણ છે. વ્યવહારુ સંસ્કરણમાં લાઇસન્સ, નીતિઓ, ટ્રાન્સક્રિપ્શન, ભૂમિકાઓ અને ટીમ્સ પાસે તે દિવસો છે કે કેમ તેની તપાસ શામેલ છે.

અંતિમ વિચારો 💬

ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવી તે મુશ્કેલ નથી, પરંતુ ટુકડાઓ લાઇન અપ થઈ ગયા પછી તેમને ગૂંચવવું સરળ છે. એડમિન પોલિસી ગેટ્સને નિયંત્રિત કરે છે. આયોજકો મીટિંગ સેટઅપને નિયંત્રિત કરે છે. પ્રસ્તુતકર્તાઓ અને આયોજકો સપોર્ટેડ મીટિંગ્સમાં ફેસિલિટેટરને સક્રિય કરી શકે છે. ટ્રાન્સક્રિપ્શન AI ને કામ કરવા માટે કંઈક આપે છે. રીકેપ એ છે જ્યાં મીટિંગ શોધી શકાય તેવી, સ્કિમેબલ અને - આદર્શ રીતે - ઓછી મેમરી સ્વેમ્પ બને છે.

શ્રેષ્ઠ સેટઅપ સરળ છે: યોગ્ય નીતિઓ સક્ષમ કરો, ટ્રાન્સક્રિપ્શન ચાલુ કરો, મીટિંગ યોગ્ય રીતે શેડ્યૂલ કરો, જ્યારે લાઇવ નોટ્સ મહત્વપૂર્ણ હોય ત્યારે ફેસિલિટેટરનો ઉપયોગ કરો, અને આઉટપુટને પથ્થરની ગોળીઓમાં કોતરેલા સત્ય તરીકે ગણતા પહેલા તેની સમીક્ષા કરો 🪨. AI નોટ્સ ખૂબ મદદરૂપ છે, પરંતુ તે હજુ પણ મશીનમાંથી નોંધો છે જે માણસોને એકબીજાને અટકાવતા સાંભળે છે. તો હા, તેનો ઉપયોગ કરો. ફક્ત એક ભમર થોડી ઊંચી રાખો.

વાસ્તવિક દુનિયાનું ઉદાહરણ: સાપ્તાહિક ક્લાયન્ટ પ્રોજેક્ટ મીટિંગ માટે AI નોટ્સનો ઉપયોગ 🧾

દૃશ્ય

કલ્પના કરો કે એક નાની વેબ એજન્સી એક ક્લાયન્ટ સાથે સાપ્તાહિક 45-મિનિટની ટીમ્સ મીટિંગ ચલાવે છે. એ જ સમસ્યાઓ સતત ઉભી થાય છે: નિર્ણયો ચેટમાં દફનાવવામાં આવે છે, ક્રિયા વસ્તુઓ અડધી યાદ રહે છે, અને કોઈ વ્યક્તિ દરેક મીટિંગ પછી 20-30 મિનિટ ગૂંચવાયેલી નોંધોને ક્લાયન્ટ અપડેટમાં ફેરવવામાં વિતાવે છે.

આ એક કાલ્પનિક પણ વાસ્તવિક ઉદાહરણ દૃશ્ય છે. એજન્સી મીટિંગ નોટ્સનો પહેલો ડ્રાફ્ટ બનાવવા માટે ટીમ્સમાં AI નોટ્સનો ઉપયોગ કરે છે, પછી પ્રોજેક્ટ મેનેજર ક્લાયન્ટને કંઈપણ મોકલતા પહેલા આઉટપુટની સમીક્ષા કરે છે. તે છેલ્લો ભાગ મહત્વપૂર્ણ છે. AI એડમિન સ્લોગમાં મદદ કરી રહ્યું છે, પ્રોજેક્ટને સમજતા માણસને બદલે નહીં.

મીટિંગ ટીમ્સમાં શેડ્યૂલ કરેલી છે, ટ્રાન્સક્રિપ્શન સક્ષમ છે, અને કોલ શરૂ થાય તે પહેલાં ફેસિલિટેટર ચાલુ છે. તે લેખના મુખ્ય મુદ્દા સાથે મેળ ખાય છે: જ્યારે લાઇસન્સિંગ, મીટિંગ પોલિસી, ટ્રાન્સક્રિપ્શન અને મીટિંગ સેટઅપ બધું પહેલા લાઇનમાં હોય ત્યારે AI નોટ્સ શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરે છે.

સહાયકને શું જોઈએ છે

આ સેટઅપ માટે, આયોજક તૈયાર કરે છે:

ટીમોની સુનિશ્ચિત મીટિંગ, ઝડપી એડહોક કોલ નહીં.

મીટિંગ આમંત્રણ પત્રિકામાં ટૂંકો કાર્યસૂચિ.

મીટિંગ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન સક્ષમ કર્યું.

મીટિંગ શરૂ થાય તે પહેલાં ફેસિલિટેટર ચાલુ થઈ ગયું.

AI નોંધોની સમીક્ષા કરવા માટે એક પ્રોજેક્ટ મેનેજરને સોંપવામાં આવ્યો છે.

નામો, તારીખો, ખર્ચ, સમયમર્યાદા અને ક્લાયન્ટના નિર્ણયો માટે એક સરળ સમીક્ષા ચેકલિસ્ટ.

એક સારો કાર્યસૂચિ આના જેવો દેખાઈ શકે છે:

કાર્યસૂચિ:

ગયા અઠવાડિયાના કાર્યોની સમીક્ષા કરો.

હોમપેજ કૉપિ ફેરફારોની પુષ્ટિ કરો.

કિંમત પૃષ્ઠ વિડિઓ રાખવી કે દૂર કરવી તે નક્કી કરો.

લોન્ચ કાર્યો માટે માલિકોને સોંપો.

આગામી સમીક્ષા તારીખની પુષ્ટિ કરો.

તે AI ને અસ્પષ્ટ "પ્રોજેક્ટ કેચ-અપ" આમંત્રણ કરતાં વધુ માળખું આપે છે. તે માનવોને થોડા ઓછા છૂટાછવાયા રહેવામાં પણ મદદ કરે છે, જે હંમેશા બોનસ હોય છે.

ઉદાહરણ સૂચના

મીટિંગની શરૂઆતમાં, આયોજક કંઈક આવું કહી શકે છે:

"આજે અમે નિર્ણયો અને કાર્યવાહીની વસ્તુઓ મેળવવા માટે AI-જનરેટેડ નોંધોનો ઉપયોગ કરી રહ્યા છીએ. કૃપા કરીને નિર્ણયો સ્પષ્ટ રીતે જણાવો, દરેક કાર્ય માટે માલિકનું નામ શામેલ કરો અને શક્ય હોય ત્યાં સમયમર્યાદા જણાવો. મીટિંગ પછી શેર કરતા પહેલા અમે નોંધોની સમીક્ષા કરીશું."

મીટિંગ દરમિયાન, પ્રોજેક્ટ મેનેજર નીચેની બાબતો સ્પષ્ટ કરી શકે છે:

"નિર્ણય: અમે લોન્ચ માટે કિંમત પૃષ્ઠનો વિડિઓ રાખી રહ્યા છીએ."

"કાર્યવાહી વસ્તુ: પ્રિયા ગુરુવાર બપોરે 3 વાગ્યા સુધીમાં સુધારેલી હોમપેજ નકલ મોકલશે."

"એક્શન આઇટમ: માર્ક શુક્રવાર પહેલા તપાસ કરશે કે એનાલિટિક્સ ટૅગ્સ યોગ્ય રીતે કામ કરી રહ્યા છે કે નહીં."

શરૂઆતમાં આ થોડું ઔપચારિક લાગશે, પરંતુ તે AI ને કામ કરવા માટે સ્વચ્છ હુક્સ આપે છે. અસ્પષ્ટ ચર્ચા અંદર જાય છે, અસ્પષ્ટ નોંધો બહાર આવે છે. સ્પષ્ટ નિર્ણયો અંદર જાય છે, વ્યવહારુ નોંધો બહાર આવે છે.

તેનું પરીક્ષણ કેવી રીતે કરવું

ટીમમાં તેનો ઉપયોગ કરતા પહેલા ત્રણ મીટિંગનો એક નાનો ટેસ્ટ ચલાવો.

મીટિંગ ૧: ફક્ત સામાન્ય મેન્યુઅલ નોંધોનો ઉપયોગ કરો.

મીટિંગ ૨: AI નોટ્સનો ઉપયોગ કરો, પરંતુ કોઈ સ્ટ્રક્ચર્ડ એજન્ડા વિના.

મીટિંગ ૩: સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિ અને બોલાતી ક્રિયા-વસ્તુ ફોર્મેટ સાથે AI નોટ્સનો ઉપયોગ કરો.

દરેક મીટિંગ પછી, તપાસો:

અંતિમ ક્લાયન્ટ-તૈયાર નોંધો તૈયાર કરવામાં કેટલો સમય લાગે છે.

કેટલી ક્રિયા વસ્તુઓમાં સુધારો કરવાની જરૂર છે.

શું સમયમર્યાદા યોગ્ય રીતે કેપ્ચર કરવામાં આવી છે.

દરેક કાર્ય સાથે યોગ્ય માલિક જોડાયેલ છે કે કેમ.

સારાંશમાં એવી કોઈ વાત શામેલ છે કે જેના પર સંમતિ થઈ ન હતી.

સમીક્ષકે બાહ્ય રીતે કંઈપણ મોકલતા પહેલા ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સાથે AI નોંધોની તુલના કરવી જોઈએ. આ ખાસ કરીને પૈસા, સમયરેખા, કાનૂની શબ્દો, મંજૂરીઓ અથવા ક્લાયન્ટ પ્રતિબદ્ધતાઓ માટે મહત્વપૂર્ણ છે.

પરિણામ

ત્રણ નમૂના 45-મિનિટ પ્રોજેક્ટ મીટિંગના સમયના આધારે ઉદાહરણરૂપ પરિણામ:

ફક્ત મેન્યુઅલ નોંધો: સ્વચ્છ ક્લાયંટ અપડેટ બનાવવા માટે 28 મિનિટ.

સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિ વિનાની AI નોંધો: નોંધોની સમીક્ષા કરવા અને સાફ કરવા માટે 17 મિનિટ.

કાર્યસૂચિ અને સ્પષ્ટ બોલાતી ક્રિયા વસ્તુઓ સાથે AI નોંધો: સમીક્ષા કરવા અને અંતિમ અપડેટ મોકલવા માટે 9 મિનિટ.

મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાની સરખામણીમાં, પ્રતિ મીટિંગમાં અંદાજે 19 મિનિટની બચત થાય છે. દર મહિને ચાર સાપ્તાહિક ક્લાયન્ટ મીટિંગ્સમાં, એક પ્રોજેક્ટ મેનેજર માટે દર મહિને લગભગ 76 મિનિટની બચત થાય છે.

ગુણવત્તા તપાસ એ સમય બચાવવા જેટલી જ મહત્વપૂર્ણ છે. આ ઉદાહરણ પરીક્ષણમાં, સ્ટ્રક્ચર્ડ AI નોટ્સ વર્ઝનમાં 9 માંથી 8 એક્શન આઇટમ્સ યોગ્ય રીતે કેપ્ચર કરવામાં આવી હતી. એક ભૂલ એ સમયમર્યાદા હતી જેને માનવ સુધારણાની જરૂર હતી. એટલા માટે AI નોટ્સને સત્યના અંતિમ સ્ત્રોત તરીકે નહીં, પણ એક મજબૂત પ્રથમ ડ્રાફ્ટ તરીકે ગણવામાં આવવી જોઈએ.

શું ખોટું થઈ શકે છે?

સૌથી સામાન્ય નિષ્ફળતા અસ્પષ્ટ વાણી છે. જો કોઈ કહે, "ચાલો આવતા અઠવાડિયે તેને ઉકેલીએ," તો AI ને ખબર નહીં પડે કે "તે" કોણ ધરાવે છે અથવા "આગામી અઠવાડિયે" નો અર્થ શું છે.

અન્ય જોખમોમાં શામેલ છે:

ખોટી વ્યક્તિને કામ સોંપવામાં આવી રહ્યું છે.

એક નરમ સૂચન એક મક્કમ નિર્ણય તરીકે લખવામાં આવી રહ્યું છે.

કોઈ સમયમર્યાદા ચૂકી ગઈ હોય અથવા ખોટી રીતે સાંભળવામાં આવી હોય.

ખૂબ જ વ્યાપક રીતે શેર થતી નોંધોમાં સંવેદનશીલ ક્લાયન્ટ વિગતો દેખાય છે.

ટ્રાન્સક્રિપ્ટ ઉપલબ્ધ ન હોવાથી, મીટિંગ પછીના રીકેપને નબળો પડે છે.

આયોજક ધારે છે કે AI નોટ્સ આપમેળે સાચી છે કારણ કે તે વ્યવસ્થિત દેખાય છે.

આ સુધારો અપ્રિય છે પણ અસરકારક છે: સમીક્ષા ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરો, મીટિંગ સમાપ્ત થાય તે પહેલાં ક્રિયા વસ્તુઓની પુષ્ટિ કરો, અને કાચા AI નોંધો સીધા ક્લાયન્ટને મોકલશો નહીં.

વ્યવહારુ ઉપાય

ટીમ્સમાં AI નોટ્સ શ્રેષ્ઠ રીતે કામ કરે છે જ્યારે મીટિંગ પહેલાથી જ સારી રીતે ચાલી રહી હોય. એક એજન્ડા ઉમેરો, યોગ્ય સેટિંગ્સ ચાલુ કરો, નિર્ણયો સ્પષ્ટ રીતે બોલો અને એક વ્યક્તિને સમીક્ષા માટે જવાબદાર બનાવો. આ કરો, અને AI નોટ્સ અવ્યવસ્થિત મીટિંગને મિનિટોમાં ઉપયોગી ફોલો-અપમાં ફેરવી શકે છે તેના બદલે દરેકને પછીથી ચર્ચા કરવાનો બીજો દસ્તાવેજ બનાવશે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

એડમિન તરીકે ટીમ્સમાં AI નોટ્સ કેવી રીતે સક્ષમ કરવું?

ટીમ્સમાં એડમિન તરીકે AI નોટ્સ સક્ષમ કરવા માટે, ટીમ્સ એડમિન સેન્ટરથી શરૂઆત કરો. મીટિંગ્સમાં જાઓ, મીટિંગ નીતિઓ ખોલો અને રેકોર્ડિંગ અને ટ્રાન્સક્રિપ્શન વિભાગની સમીક્ષા કરો. ખાતરી કરો કે કોપાયલોટને મંજૂરી છે અને યોગ્ય વપરાશકર્તાઓ માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શન સક્ષમ છે. આ નીતિ એવા લોકોને પણ સોંપવાની જરૂર છે જેમની પાસે AI નોટ્સની ઍક્સેસ હોવી જોઈએ.

ટીમ્સમાં AI નોટ્સ માટે મારે કયા લાઇસન્સની જરૂર છે?

લાઇસન્સ તમે કયા AI નોટ્સ ફીચરનો ઉપયોગ કરવા માંગો છો તેના પર આધાર રાખે છે. ફેસિલિટેટર સાથે લાઈવ AI-જનરેટેડ નોટ્સ માટે સામાન્ય રીતે Microsoft 365 કોપાયલોટની જરૂર પડે છે. રીકેપમાં AI નોટ્સ ટીમ્સ પ્રીમિયમ અથવા કોપાયલોટ એક્સેસ પર આધાર રાખી શકે છે. ઘણી સંસ્થાઓમાં, એડમિનોએ આ ફીચર ઉપલબ્ધ છે એમ માનતા પહેલા લાઇસન્સિંગ અને મીટિંગ પોલિસી બંને તપાસવી જોઈએ.

મારી ટીમ મીટિંગમાં AI નોટ્સ કેમ દેખાતી નથી?

જો કોપાયલોટ અક્ષમ હોય, ટ્રાન્સક્રિપ્શન અવરોધિત હોય, અથવા મીટિંગ પ્રકાર અસમર્થિત હોય તો AI નોટ્સ દેખાઈ શકશે નહીં. મીટિંગ ખૂબ ટૂંકી પણ હોઈ શકે છે, ટ્રાન્સક્રાઇબ કરેલી ન હોય, અથવા યોગ્ય આયોજક પરવાનગીઓ ખૂટે છે. એક સામાન્ય ઉકેલ એ છે કે વપરાશકર્તાનું લાઇસન્સ, ટીમ મીટિંગ નીતિ, ટ્રાન્સક્રિપ્શન સેટિંગ્સ અને મીટિંગ તાત્કાલિક શરૂ થવાને બદલે શેડ્યૂલ કરવામાં આવી હતી કે નહીં તે તપાસવું.

શું હું લાઈવ ટીમ્સ મીટિંગ દરમિયાન AI નોટ્સ ચાલુ કરી શકું?

હા, સપોર્ટેડ મીટિંગ્સમાં, આયોજક અથવા પ્રસ્તુતકર્તા મીટિંગ દરમિયાન ફેસિલિટેટર ચાલુ કરી શકે છે. તેઓ સામાન્ય રીતે મીટિંગ કંટ્રોલમાં "વધુ ક્રિયાઓ" માંથી આ કરે છે, પછી "ફેસિલિટેટર ચાલુ કરો" પસંદ કરે છે. નોંધો દેખાવામાં થોડી મિનિટો લાગી શકે છે કારણ કે ટીમોને મદદરૂપ નોંધો જનરેટ કરે તે પહેલાં ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાંથી ચર્ચા સામગ્રીની જરૂર હોય છે.

ટીમ મીટિંગ પછી મને AI નોટ્સ ક્યાં મળશે?

મીટિંગ પછી, ટીમ્સમાં મીટિંગ ચેટ ખોલો અને રીકેપ પસંદ કરો. તમારા સેટઅપના આધારે, તમે નોટ્સ અથવા AI નોટ્સ જોઈ શકો છો. ફેસિલિટેટર દ્વારા જનરેટ કરેલી નોટ્સ મીટિંગ ચેટ અને મીટિંગ નોટ્સ દ્વારા પણ દેખાઈ શકે છે. સામાન્ય રીતે, મીટિંગ પછીની AI નોટ્સ શ્રેષ્ઠ રીતે કાર્ય કરે છે જ્યારે મીટિંગ ટ્રાન્સક્રાઇબ કરવામાં આવે અને સુવિધાની આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરે.

ફેસિલિટેટર, રીકેપ અને કોપાયલોટ મીટિંગ નોટ્સ વચ્ચે શું તફાવત છે?

ફેસિલિટેટર મુખ્યત્વે મીટિંગ દરમિયાન લાઈવ AI-જનરેટેડ નોંધો માટે હોય છે. રીકેપ એ છે જ્યાં વપરાશકર્તાઓ નોંધો, કાર્યો અને મીટિંગ સામગ્રીની સમીક્ષા પછી કરે છે. કોપાયલટ મીટિંગ નોંધો મીટિંગ ચેટ અથવા રીકેપમાંથી કોપાયલટ અનુભવ દ્વારા જનરેટ થાય છે. તે ઓવરલેપ થાય છે, પરંતુ તે બરાબર સમાન સુવિધા નથી, તેથી સેટઅપ આવશ્યકતાઓ અલગ અલગ હોઈ શકે છે.

શું ટીમ મીટિંગ્સમાં AI નોટ્સ કામ કરે તે માટે ટ્રાન્સક્રિપ્શનની જરૂર છે?

ઘણી ટીમ્સ AI નોટ વર્કફ્લોમાં, ટ્રાન્સક્રિપ્શન આવશ્યક છે કારણ કે તે AI ને વિશ્લેષણ કરવા માટે કંઈક આપે છે. રીકેપ AI નોટ્સ ખાસ કરીને ટ્રાન્સક્રિપ્ટની ઉપલબ્ધતા અને મીટિંગની યોગ્યતા પર આધાર રાખે છે. એડમિનોએ ખાતરી કરવી જોઈએ કે મીટિંગ નીતિઓમાં ટ્રાન્સક્રિપ્શનની મંજૂરી છે, અને આયોજકોએ ખાતરી કરવી જોઈએ કે જ્યારે તેમને મીટિંગ પછીની નોંધોની જરૂર હોય ત્યારે મીટિંગ ટ્રાન્સક્રાઇબ કરવામાં આવે.

ટીમ્સમાં AI નોટ્સ માટે ફેસિલિટેટર કોણ ચાલુ કરી શકે છે?

ફેસિલિટેટર સામાન્ય રીતે ડેસ્કટોપ અથવા વેબ પર ટીમ્સનો ઉપયોગ કરીને આયોજકો અથવા પ્રસ્તુતકર્તાઓ દ્વારા ચાલુ કરી શકાય છે. મોબાઇલ વપરાશકર્તાઓ લાઇવ નોંધો જોઈ શકશે, પરંતુ તેઓ પોતે ફેસિલિટેટરને સક્રિય કરી શકશે નહીં. આ ભૂમિકા તફાવત ઘણીવાર સમજાવે છે કે શા માટે એક સહભાગી નોટ્સ વિકલ્પ જુએ છે જ્યારે બીજી વ્યક્તિ તેને સક્ષમ કરી શકતી નથી.

ટીમ્સમાં હું વધુ સારી AI-જનરેટેડ મીટિંગ નોટ્સ કેવી રીતે મેળવી શકું?

સ્પષ્ટ કાર્યસૂચિનો ઉપયોગ કરો, નિર્ણયો મોટેથી બોલો અને કાર્ય વસ્તુઓને સ્પષ્ટ રીતે નામ આપીને સોંપો. શક્ય હોય ત્યાં લોકો એકબીજા પર વાત કરવાનું ટાળો અને મીટિંગની ભાષા સુસંગત રાખો. જ્યારે મીટિંગમાં માળખું હોય ત્યારે AI નોટ્સ શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરે છે. તે નોંધોને વ્યાપકપણે શેર કરતા પહેલા તેની સમીક્ષા કરવામાં પણ મદદ કરે છે.

શું ટીમ્સમાં AI નોટ્સ શેર કરવા માટે પૂરતી વિશ્વસનીય છે?

AI નોટ્સ મદદરૂપ છે, પરંતુ શેર કરતા પહેલા તેમને હજુ પણ તપાસવા જોઈએ, ખાસ કરીને ગ્રાહકો અથવા નેતૃત્વ સાથે. નામો, સંખ્યાઓ, નિર્ણયો, સમયમર્યાદા અને સંવેદનશીલ વિગતોની સમીક્ષા કરો. લેખનો વ્યવહારુ નિયમ એ છે કે AI નોટ્સને એક મદદરૂપ ડ્રાફ્ટ તરીકે ગણવો, સંપૂર્ણ કાનૂની અથવા પાલન રેકોર્ડ તરીકે નહીં. માનવ સમીક્ષા હજુ પણ મહત્વપૂર્ણ છે.

સંદર્ભ

1. માઈક્રોસોફ્ટ સપોર્ટ - માઈક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ મીટિંગ્સમાં ફેસિલિટેટર - support.microsoft.com

2. માઈક્રોસોફ્ટ લર્ન - કોપાયલોટ મીટિંગ પોલિસી સેટિંગ્સ - learn.microsoft.com

અધિકૃત AI સહાયક સ્ટોર પર નવીનતમ AI શોધો

અમારા વિશે