કામ પર AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો [વિડિઓ અને ક્વિઝ]

ટૂંકમાં: કામ પર AI નો ઉપયોગ ઓછા જોખમવાળા ડ્રાફ્ટિંગ, સારાંશ, આયોજન અને વિશ્લેષણ માટે કરો, જ્યારે લોકોને ચોકસાઈ અને નિર્ણયો માટે જવાબદાર રાખો. એક પુનરાવર્તિત કાર્યથી શરૂઆત કરો, સંવેદનશીલ માહિતી દૂર કરો અને દરેક આઉટપુટની સમીક્ષા કરો - ખાસ કરીને જ્યારે તે કોઈના અધિકારો, આજીવિકા, સલામતી અથવા ભવિષ્યને અસર કરી શકે.

જવાબદારી: ખાતરી કરો કે લાયક લોકો ઉચ્ચ-અસરકારક નિર્ણયો અને અંતિમ મંજૂરીઓ માટે જવાબદાર રહે.

ગોપનીયતા: માન્ય સાધનોનો ઉપયોગ કરો, અને કંઈપણ સબમિટ કરતા પહેલા ગુપ્ત અથવા ઓળખી શકાય તેવી માહિતી દૂર કરો.

પારદર્શિતા: કાર્યસ્થળ નીતિ, ક્લાયન્ટની અપેક્ષાઓ અથવા સંભવિત પરિણામોની જરૂર હોય ત્યારે AI ના ઉપયોગનો ખુલાસો કરો.

ચકાસણી: મૂળ સ્રોત સામગ્રી સામે હકીકતો, માલિકો, સમયમર્યાદા અને ધારણાઓ તપાસો.

પરીક્ષણ: કોઈપણ કાર્યપ્રવાહને વિસ્તૃત કરતા પહેલા કુલ સમય, જરૂરી સુધારા અને વપરાશકર્તા પ્રભાવનું માપ કાઢો.

૧. કામ પર AI નો ઉપયોગ કરવામાં શું સામેલ છે?

કામ પર AI નો ઉપયોગ કરવાનો અર્થ એ નથી કે કોઈ વ્યક્તિને બદલવી કે સંપૂર્ણ કાર્યને સ્વચાલિત કરવું. મોટાભાગના કાર્યસ્થળોમાં, AI એક સહાયક સાધન.

તેને એક ઝડપી, થોડો વધુ પડતો આત્મવિશ્વાસ ધરાવતો સહાયક માનો.

તે તમને મદદ કરી શકે છે:

• ડ્રાફ્ટ ઇમેઇલ્સ અને દસ્તાવેજો

• લાંબી માહિતીનો સારાંશ આપો

• વિચારો ઉત્પન્ન કરો

• છૂટાછવાયા નોંધો ગોઠવો

• મૂળભૂત ડેટાનું વિશ્લેષણ કરો

• મીટિંગ માટે તૈયારી કરો

• ચેકલિસ્ટ અને યોજનાઓ બનાવો

• વિવિધ પ્રેક્ષકો માટે સામગ્રી ફરીથી લખો

• અજાણ્યા ખ્યાલો સમજાવો

• કઠોર વિચારોને ઉપયોગી વસ્તુમાં ફેરવો

AI ઘણીવાર સેકન્ડોમાં એક સારું પહેલું વર્ઝન બનાવી શકે છે. તે સંપૂર્ણ ન પણ હોય - ક્યારેક તે વધુ પડતું ઔપચારિક હોય છે, ક્યારેક પુનરાવર્તિત હોય છે, અને ક્યારેક તે આત્મવિશ્વાસથી એક હેજમાં ભટકતું રહે છે.

છતાં, કંઈપણથી શરૂઆત કરવા કરતાં કંઈકથી શરૂઆત કરવી સામાન્ય રીતે સરળ હોય છે.

ધ્યેય એ છે કે AI ને તમારા વિચારો કરવા ન દો. ધ્યેય એ છે કે ઓછા મૂલ્યના ઘર્ષણ પર ઓછો સમય વિતાવો જેથી તમારી પાસે નિર્ણય, સર્જનાત્મકતા, સંબંધો અને નિર્ણયો માટે વધુ ઊર્જા હોય.

2. કામ પર AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે શીખવું શા માટે મહત્વનું છે

કામ એવા નાના કાર્યોથી ભરેલું છે જે તેમના લાયક કરતાં વધુ સમય લે છે.

પાંચ મિનિટનો ઈમેલ વીસ મિનિટમાં ફેરવાઈ જાય છે કારણ કે તમને યોગ્ય શરૂઆતની લાઇન મળતી નથી. મીટિંગમાં ત્રણ પાનાની નોંધો હોય છે પણ કોઈ સ્પષ્ટ કાર્યવાહી થતી નથી. વરિષ્ઠ નેતૃત્વ, ગ્રાહકો અને ટેકનિકલ ટીમ માટે રિપોર્ટ ફરીથી લખવાની જરૂર છે. અચાનક અડધી બપોર ગાયબ થઈ ગઈ.

AI માહિતીને એક ફોર્મમાંથી બીજા ફોર્મમાં ખસેડવામાં વિતાવેલો સમય ઘટાડી શકે છે.

દાખ્લા તરીકે:

• નોંધો સારાંશ બની જાય છે

• સારાંશ ઇમેઇલ બની જાય છે

• ઇમેઇલ એક પ્રેઝન્ટેશન આઉટલાઇન બની જાય છે

• એક રફ વિચાર એક પ્રોજેક્ટ યોજના બની જાય છે

• સ્પ્રેડશીટ એક લેખિત સમજૂતી બની જાય છે

• એક જટિલ નીતિ સ્પષ્ટ, સુલભ માર્ગદર્શિકા બને છે

આ તે જગ્યા છે જ્યાં ઉત્પાદકતામાં વધારો દેખાય છે. નાટકીય "AI હવે કંપની ચલાવે છે" ક્ષણોમાં નહીં, પરંતુ ડઝનબંધ નાના સુધારાઓમાં.

એ તો જૂતામાંથી કાંકરા સાફ કરવા જેવું છે. એક કાંકરો કટોકટી નથી, પણ આખો દિવસ બાર કાંકરા લઈને ફરવું એ હાસ્યાસ્પદ છે.

AI કુશળતાને વધુ સુલભ બનાવી શકે છે. એક નવો કર્મચારી અજાણ્યા પરિભાષાની સમજૂતી માંગી શકે છે. એક મેનેજર પ્રતિસાદને સંરચિત કરવાની વિવિધ રીતો શોધી શકે છે. એક સેલ્સપર્સન એવા ઉદ્યોગ માટે પ્રશ્નો તૈયાર કરી શકે છે જે તેઓ હજુ સુધી સમજી શકતા નથી.

વિચારપૂર્વક ઉપયોગ કરવાથી, AI લોકોને ઝડપથી એક મજબૂત શરૂઆતના બિંદુ સુધી પહોંચવામાં મદદ કરે છે.

૩. AI આપવા માટે શ્રેષ્ઠ કાર્યસ્થળ કાર્યો

કામ પર AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે સમજવાનો સૌથી સહેલો રસ્તો એ છે કે કાર્યોને ત્રણ શ્રેણીઓમાં વિભાજીત કરો: બનાવો, રૂપાંતરિત કરો અને વિશ્લેષણ કરો.

બનાવો

તમારી સૂચનાઓના આધારે AI પહેલો ડ્રાફ્ટ બનાવી શકે છે.

ઉદાહરણોમાં શામેલ છે:

• ઇમેઇલ્સ

• દરખાસ્તો

• નોકરીનું વર્ણન

• એજન્ડા

• સામાજિક પોસ્ટ્સ

• તાલીમ સામગ્રી

• ગ્રાહક પ્રતિભાવો

• પ્રસ્તુતિ રૂપરેખા

• ઇન્ટરવ્યૂ પ્રશ્નો

"પ્રથમ ડ્રાફ્ટ" વાક્ય અહીં મહત્વનું છે. AI-જનરેટેડ સામગ્રી સામાન્ય રીતે મોકલવામાં, પ્રકાશિત કરવામાં અથવા પ્રસ્તુત કરવામાં આવે તે પહેલાં તેની સમીક્ષા કરવી.

રૂપાંતર

આ AI ના કાર્યસ્થળના સૌથી મજબૂત ઉપયોગોમાંનો એક છે. તમે તેને હાલની માહિતી આપો છો અને તેને ફોર્મેટ, લંબાઈ, શૈલી અથવા જટિલતાના સ્તરમાં ફેરફાર કરવા માટે કહો છો.

દાખ્લા તરીકે:

• લાંબો રિપોર્ટ ટૂંકો કરો

• નોંધોને ક્રિયા વસ્તુઓમાં ફેરવો

• ગ્રાહકો માટે ટેકનિકલ ભાષા ફરીથી લખો

• ફકરાને બુલેટ પોઈન્ટમાં રૂપાંતરિત કરો

• સંદેશને વધુ વ્યાવસાયિક બનાવો

• ટ્રાન્સક્રિપ્ટને સારાંશમાં ફેરવો

• આંતરિક શબ્દભંડોળનો રોજિંદા ભાષામાં સ્પષ્ટ અનુવાદ કરો

પરિવર્તન કાર્યો સામાન્ય રીતે સારી રીતે કાર્ય કરે છે કારણ કે AI પાસે કામ કરવા માટે સામગ્રી છે. તે શરૂઆતથી બધું જ શોધતું નથી.

વિશ્લેષણ કરો

AI પેટર્ન ઓળખવામાં, માહિતીની તુલના કરવામાં અને સમસ્યાનું માળખું બનાવવામાં પણ મદદ કરી શકે છે.

વ્યવહારુ વિશ્લેષણ કાર્યોમાં શામેલ છે:

• ગ્રાહક પ્રતિસાદને થીમ્સમાં જૂથબદ્ધ કરવો

• ઘણા વિકલ્પોની સરખામણી

• શક્ય જોખમો ઓળખવા

• યોજનામાં ગાબડા શોધવા

• ફાયદા અને ગેરફાયદા બનાવવા

• તમે ચૂકી ગયા હોવ તેવા પ્રશ્નો સૂચવો

• ડેટાસેટમાં વલણો સમજાવવા

• સપોર્ટ વિનંતીઓનું વર્ગીકરણ

જોકે, AI વિશ્લેષણને સહાયક તરીકે ગણવું જોઈએ, નિર્વિવાદ સત્ય તરીકે નહીં. તે સંદર્ભ ચૂકી શકે છે અથવા એવી ધારણાઓ બનાવી શકે છે જે વાજબી લાગે છે પણ સંપૂર્ણપણે ખોટી છે. માનવ સમીક્ષા હજુ પણ સ્ટીયરિંગ વ્હીલ છે 🚗

૪. સરખામણી કોષ્ટક: કામ પર AI નો ઉપયોગ કરવાની વ્યવહારુ રીતો

કાર્યસ્થળનું કાર્ય	AI શું કરી શકે છે	આપવા માટે શ્રેષ્ઠ ઇનપુટ	માનવ સમીક્ષાની જરૂર છે?	તે કેમ કામ કરે છે
ઇમેઇલ લેખન	ડ્રાફ્ટ કરો, ટૂંકો કરો, નરમ કરો, સ્પષ્ટ કરો	પ્રાપ્તકર્તા, હેતુ, મુખ્ય તથ્યો, ઇચ્છિત ક્રિયા	હા	ખાલી પાનાના ઘર્ષણને દૂર કરે છે
મીટિંગ નોંધો	ક્રિયાઓનો સારાંશ આપો અને કાઢો	ટ્રાન્સક્રિપ્ટ અથવા સ્ટ્રક્ચર્ડ નોંધો	ચોક્કસપણે	ચર્ચાને નિર્ણયોથી ઝડપથી અલગ કરે છે
સંશોધન આયોજન	પ્રશ્નો અને વિષય વિસ્તારો સૂચવો	સ્પષ્ટ ઉદ્દેશ્ય અને પ્રેક્ષકો	હા - હકીકતો તપાસવાની જરૂર છે	શરૂઆતનું માળખું બનાવવામાં મદદ કરે છે
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ	યોજનાઓ, લક્ષ્યો, જોખમો બનાવો	કાર્યક્ષેત્ર, સમયમર્યાદા, ટીમ, મર્યાદાઓ	હા	છૂટાછવાયા માહિતીનું આયોજન કરે છે
ડેટા અર્થઘટન	પેટર્ન અને વિસંગતતાઓ સમજાવો	સ્વચ્છ ડેટા વત્તા વ્યવસાય સંદર્ભ	મજબૂત સમીક્ષાની જરૂર છે	સંખ્યાઓની ચર્ચા કરવાનું સરળ બનાવે છે
મંથન	વિચારો અને વિકલ્પો જનરેટ કરો	ચોક્કસ સમસ્યા અને સીમાઓ	મધ્યમ	શ્રેણી ઉત્પન્ન કરે છે, ક્યારેક અણધારી રીતે અસરકારક
ગ્રાહક સપોર્ટ	જવાબોનો મુસદ્દો તૈયાર કરો અને મુદ્દાઓનું વર્ગીકરણ કરો	ગ્રાહક સંદેશ અને કંપની માર્ગદર્શન	હા, ખાસ કરીને સંવેદનશીલ કેસ	નિયમિત પ્રતિભાવોને ઝડપી બનાવે છે
દસ્તાવેજ સંપાદન	સ્વર, વ્યાકરણ, રચનામાં સુધારો કરો	મૂળ લખાણ અને ઇચ્છિત પ્રેક્ષકો	સામાન્ય રીતે	વાક્ય-દર-વાક્ય સંપાદન કરતાં વધુ ઝડપી
શીખવું	ખ્યાલો સમજાવો અને ક્વિઝ બનાવો	વિષય, કૌશલ્ય સ્તર, કાર્ય દૃશ્ય	હળવાથી મધ્યમ	તાલીમને વધુ વ્યક્તિગત બનાવે છે
નિર્ણય સપોર્ટ	વિકલ્પો અને સપાટીના જોખમોની તુલના કરો	માપદંડ, મર્યાદાઓ, પ્રાથમિકતાઓ	બિલકુલ	વિચારસરણી સ્પષ્ટ કરે છે, પરંતુ તમારા માટે નિર્ણય ન લેવો જોઈએ

કોષ્ટક એક મહત્વપૂર્ણ બાબત સ્પષ્ટ કરે છે: જ્યારે કાર્ય સારી રીતે વ્યાખ્યાયિત હોય ત્યારે AI શ્રેષ્ઠ કાર્ય કરે છે.

"મારા પ્રોજેક્ટમાં મદદ કરો" એ અસ્પષ્ટ છે.

"આઇટી, ગ્રાહક સપોર્ટ અને વેચાણને સંડોવતા નાના આંતરિક સોફ્ટવેર અપડેટ માટે છ-પગલાંની લોન્ચ ચેકલિસ્ટ બનાવો" એ AI ને કામ કરવા માટે કંઈક નક્કર આપે છે.

ચોક્કસ ઇનપુટ ચોક્કસ આઉટપુટ બનાવે છે. ભાગ્યે જ ક્રાંતિકારી, પણ સાચું.

5. કામ માટે વધુ સારા AI પ્રોમ્પ્ટ કેવી રીતે લખવા

તમારે કોઈ જટિલ પ્રોમ્પ્ટ ફોર્મ્યુલાની જરૂર નથી. તમારે ફક્ત AI ને પૂરતો સંદર્ભ આપવાની જરૂર છે જેથી તે સમજી શકે કે સારું શું દેખાય છે.

વિશ્વસનીય કાર્યસ્થળ પ્રોમ્પ્ટમાં સામાન્ય રીતે પાંચ તત્વો હોય છે:

કાર્ય

તમને જે જોઈએ છે તે બરાબર જણાવો.

ઉદાહરણ:

"ડિલિવરીમાં વિલંબ સમજાવતો ઈમેલ મોકલો."

સંદર્ભ

શું થયું અને કાર્ય શા માટે મહત્વનું છે તે સમજાવો.

ઉદાહરણ:

"સ્ટોકની સમસ્યાને કારણે સપ્લાયરે શિપમેન્ટમાં ચાર દિવસનો વિલંબ કર્યો છે."

પ્રેક્ષકો

પરિણામ કોણ વાંચશે અથવા ઉપયોગ કરશે તે AI ને કહો.

ઉદાહરણ:

"પ્રેક્ષકો લાંબા ગાળાના ગ્રાહક છે જે પહેલાથી જ હતાશ છે."

ઇચ્છિત સ્વર અથવા ફોર્મેટ

જવાબ કેવો લાગવો જોઈએ અથવા કેવો દેખાવો જોઈએ તેનું વર્ણન કરો.

ઉદાહરણ:

"શાંત, સીધા, જવાબદાર સ્વરનો ઉપયોગ કરો. તેને 150 શબ્દોથી ઓછું રાખો."

જરૂરી વિગતો

એવા તથ્યોની યાદી બનાવો જેમાં શામેલ હોવું જોઈએ.

ઉદાહરણ:

"સુધારેલી ડિલિવરી તારીખ, રિફંડ વિકલ્પ અને સપોર્ટ સંપર્કનો ઉલ્લેખ કરો."

એકસાથે મૂકીએ તો, પ્રોમ્પ્ટ બને છે:

"લાંબા ગાળાના ગ્રાહકને એક ઇમેઇલ મોકલો જેમાં સમજાવવામાં આવે કે સપ્લાયર સ્ટોક સમસ્યાને કારણે તેમના શિપમેન્ટમાં ચાર દિવસનો વિલંબ થયો છે. શાંત, સીધા, જવાબદાર સ્વરનો ઉપયોગ કરો. 150 શબ્દોથી ઓછા શબ્દોમાં લખો. સુધારેલી ડિલિવરી તારીખ, રિફંડ વિકલ્પ અને સપોર્ટ સંપર્કનો સમાવેશ કરો."

તે પ્રોમ્પ્ટ લગભગ હંમેશા "વિલંબ ઇમેઇલ લખો" કરતાં વધુ સારું પરિણામ આપશે

તમે AI ને તેના પોતાના જવાબમાં સુધારો કરવા માટે પણ કહી શકો છો:

• આને ઓછું ઔપચારિક બનાવો

• પુનરાવર્તન દૂર કરો

• વધુ સ્પષ્ટ કોલ ટુ એક્શન ઉમેરો

• એક્ઝિક્યુટિવ પ્રેક્ષકો માટે આ ફરીથી લખો

• કોઈપણ અસમર્થિત ધારણાઓ ઓળખો

• મને ત્રણ મજબૂત વિકલ્પો આપો

• આ ભલામણને પડકાર આપો

આ છેલ્લું ખાસ કરીને મૂલ્યવાન છે. AI હંમેશા તમારા ચીયરલીડર બનવાની જરૂર નથી. ક્યારેક તે થોડો ચીડવતો સાથીદાર હોવો જોઈએ જે પૂછે છે, "પણ જો તે ધારણા ખોટી હોય તો શું થશે?" 🧐

૬. ઈમેલ અને કાર્યસ્થળ પર વાતચીત માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

ઇમેઇલ ઘણીવાર શરૂ કરવા માટે સૌથી સરળ સ્થળ છે.

જ્યારે તમને ખબર હોય કે તમે શું કહેવા માંગો છો પણ યોગ્ય શબ્દો ન મળે ત્યારે AI મદદ કરી શકે છે. તે તમને એવા સંદેશાઓ ટાળવામાં પણ મદદ કરી શકે છે જે ખૂબ જ સ્પષ્ટ, ખૂબ અસ્પષ્ટ અથવા જરૂર કરતાં ત્રણ ફકરા લાંબા હોય.

વ્યવહારુ વિનંતીઓમાં શામેલ છે:

• આને ફરીથી લખો જેથી મૈત્રીપૂર્ણ પણ મક્કમ લાગે

• આને વધુ સંક્ષિપ્ત બનાવો

• સ્પષ્ટ સમયમર્યાદા ઉમેરો

• ભાવનાત્મક ભાષા દૂર કરો

• આને વરિષ્ઠ નેતૃત્વ માટે યોગ્ય બનાવો

• આને નમ્ર અનુવર્તીમાં ફેરવો

• ટેકનિકલ શબ્દભંડોળ વિના આ સમજાવો

• ત્રણ વિષય રેખા વિકલ્પો બનાવો

સંવેદનશીલ સંદેશાવ્યવહાર માટે AI ખાસ કરીને ઉપયોગી છે, પરંતુ સાવધાની રાખવી મહત્વપૂર્ણ છે. કામગીરીનો મુદ્દો, ફરિયાદ, કાનૂની ચિંતા અથવા વ્યક્તિગત બાબતને સામાન્ય માર્કેટિંગ કેપ્શનની જેમ ન ગણવી જોઈએ.

સંદેશને સંરચિત કરવા માટે AI નો ઉપયોગ કરો, પછી દરેક વાક્યની સમીક્ષા કરો.

તમારી જાતને પૂછો:

• શું આ સચોટ છે?

• શું તે મારા જેવું લાગે છે?

• શું આ શબ્દપ્રયોગ ગેરસમજ થઈ શકે છે?

• શું આ સ્વર સંબંધ માટે યોગ્ય છે?

• શું તેમાં એવી ખાનગી માહિતી શામેલ છે જે દાખલ ન કરવી જોઈતી હતી?

• શું હું મારું નામ તેની નીચે લખવામાં આરામદાયક છું?

તે છેલ્લો પ્રશ્ન સૌથી સરળ ગુણવત્તા-નિયંત્રણ પરીક્ષણ છે. જો તમે તેના પર સહી કરવામાં અચકાતા હો, તો તેને મોકલશો નહીં.

7. વાસ્તવિક પરિણામો આપતી મીટિંગ્સ માટે AI નો ઉપયોગ કરવો

મીટિંગ્સ ઘણી બધી માહિતી ઉત્પન્ન કરે છે અને, કોઈક રીતે, હંમેશા વધુ સ્પષ્ટતા હોતી નથી.

મીટિંગ પહેલાં, દરમિયાન અને પછી AI મદદ કરી શકે છે.

મીટિંગ પહેલાં

આ માટે AI નો ઉપયોગ કરો:

• એક કાર્યસૂચિ બનાવો

• મુખ્ય પ્રશ્નો ઓળખો

• પૃષ્ઠભૂમિ માહિતીનો સારાંશ આપો

• ચર્ચાના મુદ્દા તૈયાર કરો

• વાંધાઓની આગાહી કરો

• નિર્ણય માળખું તૈયાર કરો

વ્યવહારુ સંકેત આ હોઈ શકે છે:

"ગ્રાહકના મોડા પ્રવેશ અંગે મીટિંગ માટે 30-મિનિટનો એજન્ડા બનાવો. ધ્યેય મુખ્ય અવરોધ ઓળખવાનો, માલિક પર સંમત થવાનો અને આ અઠવાડિયા માટે બે પગલાં પસંદ કરવાનો છે."

મીટિંગ પછી

AI નોંધો અથવા ટ્રાન્સક્રિપ્ટ્સને આમાં ફેરવી શકે છે:

• મુખ્ય નિર્ણયો

• ક્રિયા વસ્તુઓ

• માલિકો

• સમયમર્યાદા

• ખુલ્લા પ્રશ્નો

• જોખમો

• ફોલો-અપ ઇમેઇલ્સ

આઉટપુટ પર આપમેળે વિશ્વાસ કરશો નહીં. મીટિંગ ટ્રાન્સક્રિપ્ટમાં ભૂલો, અસ્પષ્ટ વક્તાઓ, પ્રતિબદ્ધતા જેવા દેખાતા જોક્સ અને મજાક જેવા લાગતા વચનો હોઈ શકે છે.

સારાંશ શેર કરતા પહેલા તેની સમીક્ષા કરો.

એક સારી પ્રથા એ છે કે AI ને માહિતીને ત્રણ જૂથોમાં વિભાજીત કરવા કહેવું:

1. પુષ્ટિ થયેલ નિર્ણયો

2. પ્રસ્તાવિત વિચારો

3. વણઉકેલાયેલા પ્રશ્નો

આનાથી અડધા ચર્ચાયેલા સૂચનો રાતોરાત જાદુઈ રીતે સત્તાવાર નીતિ બનતા અટકાવે છે.

8. આત્મવિશ્વાસપૂર્ણ બકવાસ બનાવ્યા વિના સંશોધન માટે AI નો ઉપયોગ કરવો

AI તમને સંશોધન શરૂ કરવામાં, વિષય ગોઠવવામાં અને તપાસ કરવા યોગ્ય ક્ષેત્રોને ઓળખવામાં મદદ કરી શકે છે.

તે કરી શકે છે:

• અજાણી પરિભાષા સમજાવો

• સંશોધન પ્રશ્નો બનાવો

• ખ્યાલોની તુલના કરો

• શ્રેણીઓ સૂચવો

• રૂપરેખા બનાવો

• તમે આપેલી માહિતીનો સારાંશ આપો

• ધારણાઓ ઓળખો

• ઇન્ટરવ્યૂ પ્રશ્નો બનાવો

• ખૂટતા દ્રષ્ટિકોણોને હાઇલાઇટ કરો

તેણે જે ન કરવું જોઈએ તે એ છે કે તે તમારા સત્યનો એકમાત્ર સ્ત્રોત બની જાય.

AI ખોટી વિગતો, શોધાયેલા ઉદાહરણો, જૂની માહિતીઅથવા એવા નિવેદનો ઉત્પન્ન કરી શકે છે જે તેમના લાયક કરતાં વધુ ચોક્કસ લાગે છે.

કાર્યસ્થળ સંશોધન માટે, AI નો ઉપયોગ નકશા નિર્માતા તરીકે કરો, પ્રદેશ તરીકે નહીં.

એક સમજદાર પ્રક્રિયા આના જેવી દેખાય છે:

1. AI ને વિષયની રૂપરેખા આપવા કહો.

2. મહત્વના દાવાઓ ઓળખો.

3. વિશ્વસનીય આંતરિક અથવા બાહ્ય માહિતીનો ઉપયોગ કરીને મહત્વપૂર્ણ તથ્યોની ચકાસણી કરો.

4. ચકાસાયેલ તારણો ગોઠવવા માટે AI ને કહો.

5. ચોકસાઈ અને પૂર્વગ્રહ માટે અંતિમ પરિણામની સમીક્ષા કરો.

તમે AI ને અનિશ્ચિતતા દર્શાવવા માટે પણ સંકેત આપી શકો છો:

• આ જવાબના કયા ભાગો અવિશ્વસનીય હોઈ શકે છે?

• તમે કઈ ધારણાઓ બનાવી રહ્યા છો?

• મારે કયા તથ્યો ચકાસવા જોઈએ?

• આ ભલામણમાં કઈ માહિતી બદલાશે?

• આ નિષ્કર્ષ સામે મને સૌથી મજબૂત દલીલ આપો.

આ સંકેતો AI ને અચૂક બનાવશે નહીં, પરંતુ તેઓ વધુ કાળજીપૂર્વક વિચારસરણીને પ્રોત્સાહન આપશે.

9. ડેટા, રિપોર્ટ્સ અને સ્પ્રેડશીટ્સ માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

AI સંખ્યાઓને સમજવામાં સરળ બનાવી શકે છે, ખાસ કરીને એવા લોકો માટે જે આખો દિવસ સ્પ્રેડશીટમાં રહેતા નથી.

તે તમને મદદ કરી શકે છે:

• સૂત્રો સમજાવો

• સ્પ્રેડશીટ રચનાઓ સૂચવો

• ડેટા વર્ગીકૃત કરો

• વલણોનો સારાંશ આપો

• આંકડાઓને લેખિત ભાષ્યમાં ફેરવો

• શક્ય વિસંગતતાઓ ઓળખો

• ચાર્ટ ભલામણો બનાવો

• ડ્રાફ્ટ રિપોર્ટ વિભાગો

• ટેકનિકલ તારણોનો વ્યવસાયિક ભાષામાં અનુવાદ કરો

ઉદાહરણ તરીકે, પૂછવાને બદલે:

"આ ડેટાનો અર્થ શું છે?"

પ્રયાસ કરો:

"આ માસિક વેચાણ કોષ્ટકની સમીક્ષા કરો. ત્રણ સૌથી મોટા ફેરફારો ઓળખો, શક્ય સમજૂતીઓ સૂચવો, અને નિષ્કર્ષ કાઢતા પહેલા મારે પૂછવા જોઈએ તેવા પ્રશ્નોની યાદી બનાવો."

આ અંતિમ કલમ મહત્વપૂર્ણ છે. ડેટા ભાગ્યે જ પોતાને સમજાવે છે.

વેચાણમાં ઘટાડો ઓછી માંગ, ગુમ થયેલા રેકોર્ડ, મોસમી પેટર્ન, કિંમતમાં ફેરફાર, વિલંબિત કરાર અથવા કોઈએ આકસ્મિક રીતે ખોટા કોલમમાં મૂલ્યો પેસ્ટ કરી દેવાને કારણે થઈ શકે છે. સ્પ્રેડશીટ્સમાં સંપૂર્ણ શાંત દેખાવા છતાં નાની આફતો સર્જવાની પ્રતિભા હોય છે.

ફક્ત પેસ્ટ કરેલા ડેટાસેટના આધારે AI ને ક્યારેય ઉચ્ચ-પ્રભાવિત નાણાકીય, કાર્યકારી અથવા સ્ટાફિંગ નિર્ણય લેવા દો નહીં.

તપાસો:

• ડેટા પૂર્ણ છે કે નહીં

• શું એકમો સાચા છે?

• શ્રેણીઓ સુસંગત છે કે નહીં

• શું મૂલ્યો ખૂટે છે તે મહત્વનું છે?

• શું AI એ વ્યવસાયિક સંદર્ભને ગેરસમજ કરી?

• શું સહસંબંધને કાર્યકારણ તરીકે ગણવામાં આવે છે?

AI અર્થઘટનને ઝડપી બનાવી શકે છે. જવાબદારી હજુ પણ લોકોની છે.

૧૦. ગુપ્ત અને સંવેદનશીલ માહિતીનું રક્ષણ કરવું 🔐

કોઈપણ AI ટૂલમાં કાર્યસ્થળની માહિતી દાખલ કરતા પહેલા, તમારી સંસ્થાના નિયમો સમજો.

એવું ન માનો કે દરેક AI પ્લેટફોર્મ ગુપ્ત ડેટા માટે માન્ય છે.

સંવેદનશીલ માહિતીમાં આનો સમાવેશ થઈ શકે છે:

• ગ્રાહક રેકોર્ડ્સ

• કર્મચારી માહિતી

• પાસવર્ડ્સ અથવા ઍક્સેસ ઓળખપત્રો

• તબીબી વિગતો

• કાનૂની દસ્તાવેજો

• નાણાકીય માહિતી

• અપ્રકાશિત ઉત્પાદન યોજનાઓ

• આંતરિક વ્યૂહરચના

• માલિકીનો કોડ

• કરારની શરતો

• વ્યક્તિગત રીતે ઓળખી શકાય તેવી માહિતી

શક્ય હોય ત્યારે, ઓળખની વિગતો દૂર કરો.

દાખલ કરવાને બદલે:

"માન્ચેસ્ટર ઓપરેશન્સ ટીમમાં જોર્ડન સ્મિથ માટે પ્રદર્શન સમીક્ષા લખો, જે Acme કરારની સમયમર્યાદા ચૂકી ગયો."

કંઈક આવું વાપરો:

"એક મહત્વપૂર્ણ ક્લાયન્ટ સમયમર્યાદા ચૂકી ગયેલા ઓપરેશન કર્મચારી માટે કામગીરી સમીક્ષા લખો. પ્રતિસાદને તથ્યપૂર્ણ, રચનાત્મક અને આગામી પગલાં પર કેન્દ્રિત રાખો."

માહિતીને ગુપ્ત રાખવાથી જોખમ ઓછું થાય છે, જ્યારે AI ને માળખામાં મદદ કરવાની મંજૂરી મળે છે.

તમારી સંસ્થા માન્ય એન્ટરપ્રાઇઝ AI સિસ્ટમ પૂરી પાડે છે કે કેમ તે પણ તપાસો. આ સાધનોમાં મજબૂત ડેટા નિયંત્રણો, ઍક્સેસ મેનેજમેન્ટ અને આંતરિક નીતિઓ શામેલ હોઈ શકે છે.

ખાનગી રહેવી જોઈએ તેવી માહિતી જાહેર કરવા માટે સગવડ એ સારું કારણ નથી. તે નવીનતા નથી. તે ફક્ત ઓફિસ ફાઇલિંગ કેબિનેટને વરસાદમાં ખુલ્લું રાખવાનું છે.

૧૧. જ્યાં AI એ અંતિમ નિર્ણય ન લેવો જોઈએ

AI નિર્ણયને ટેકો આપી શકે છે, પરંતુ કેટલાક નિર્ણયો માટે શરૂઆતથી અંત સુધી માનવ જવાબદારીની.

ખાસ કરીને સાવચેત રહો:

• ભરતી અને છટણી

• કર્મચારી શિસ્ત

• તબીબી નિર્ણયો

• કાનૂની સલાહ

• ક્રેડિટ અથવા નાણાકીય મંજૂરીઓ

• સલામતી-મહત્વપૂર્ણ કાર્ય

• પાલનના ચુકાદાઓ

• પ્રદર્શન સ્કોરિંગ

• સંવેદનશીલ ગ્રાહક વિવાદો

• ભેદભાવ અથવા ન્યાયીપણા સાથે સંકળાયેલા નિર્ણયો

AI પુરાવાઓનો સારાંશ આપવામાં, પ્રશ્નો ઓળખવામાં અથવા પરિસ્થિતિઓની તુલના કરવામાં મદદ કરી શકે છે. લાયક માનવ દેખરેખ વિના તેને અંતિમ નિર્ણય લેવાની મંજૂરી આપવી જોઈએ નહીં.

શા માટે? કારણ કે AI લોકો જે રીતે પરિણામો સમજે છે તે રીતે સમજી શકતું નથી. તે પેટર્ન પર પ્રક્રિયા કરી શકે છે, પરંતુ તે જવાબદારી, સહાનુભૂતિ, વ્યાવસાયિક ફરજ અથવા જીવંત સંદર્ભ ધરાવતું નથી.

તે ઉદાહરણો, ઐતિહાસિક ડેટા અથવા પ્રોમ્પ્ટને ફ્રેમ કરવાની રીતમાં છુપાયેલા પૂર્વગ્રહનું પુનઃઉત્પાદન પણ કરી શકે છે

એક વાજબી નિયમ છે:

વ્યક્તિના અધિકારો, આજીવિકા, સલામતી અથવા ભવિષ્ય પર જેટલી વધુ અસર થશે, AI પર તેટલું ઓછું નિયંત્રણ હોવું જોઈએ.

તે નિયમ આછકલો નથી, પણ તે ટકી રહે છે.

૧૨. મેનેજરો ગભરાટ પેદા કર્યા વિના AI કેવી રીતે રજૂ કરી શકે છે

જ્યારે નેતાઓ AI ને ખરાબ રીતે રજૂ કરે છે, ત્યારે કર્મચારીઓ ઘણીવાર એક સંદેશ સાંભળે છે:

"અમને એક મશીન મળ્યું છે જે તમારું સ્થાન લઈ શકે છે."

જ્યારે તેનો હેતુ ન હોય ત્યારે પણ, અસ્પષ્ટ વાતચીત ચિંતા પેદા કરે છે.

વધુ સારો અભિગમ એ સમજાવવાનો છે:

• AI શા માટે રજૂ કરવામાં આવી રહ્યું છે?

• તે કયા કાર્યોને સમર્થન આપી શકે છે

• કયા કાર્યો માનવ સંચાલિત રહે છે

• કર્મચારીઓ કયો ડેટા દાખલ કરી શકે છે

• કઈ સમીક્ષા જરૂરી છે

• ભૂલોની જાણ કેવી રીતે કરવી જોઈએ

• સફળતા કેવી રીતે માપવામાં આવશે

• કઈ તાલીમ આપવામાં આવશે

મેનેજરોએ મોટા વચનો કરતાં વ્યવહારુ ઉદાહરણો.

દાખ્લા તરીકે:

"અમે નિયમિત ગ્રાહક જવાબોના પ્રથમ ડ્રાફ્ટ બનાવવા માટે AI નો ઉપયોગ કરી રહ્યા છીએ. દરેક પ્રતિભાવની સમીક્ષા હજુ પણ સપોર્ટ એજન્ટ દ્વારા કરવામાં આવશે."

તે આનાથી વધુ સ્પષ્ટ છે:

"અમે આગામી પેઢીની બુદ્ધિ દ્વારા ગ્રાહક અનુભવમાં સુધારો કરી રહ્યા છીએ."

બીજું વાક્ય મોંઘુ લાગે છે અને તેનો કોઈ અર્થ નથી.

ટીમોને સલામત સીમાઓમાં પ્રયોગ કરવાની પણ મંજૂરી આપવી જોઈએ. કામ કરતા કર્મચારીઓ ઘણીવાર શ્રેષ્ઠ ઉપયોગના કિસ્સાઓ શોધી કાઢે છે કારણ કે તેઓ બરાબર જાણે છે કે કઈ પ્રક્રિયાઓ પુનરાવર્તિત, નિરાશાજનક છે અને એક પરાક્રમી સ્પ્રેડશીટ દ્વારા એકસાથે રાખવામાં આવી છે.

૧૩. આ અઠવાડિયાની શરૂઆત માટે એક સરળ માળખું

વસ્તુઓને વધુ પડતી જટિલ બનાવ્યા વિના AI નો ઉપયોગ શરૂ કરવા માટે, એક ઓછા જોખમવાળું કાર્ય પસંદ કરો.

પગલું 1: પુનરાવર્તિત કાર્ય શોધો

અઠવાડિયામાં ઘણી વખત કરો છો તે કામ શોધો.

ઉદાહરણો:

• ફોલો-અપ ઇમેઇલ્સ લખવા

• મીટિંગ્સનો સારાંશ

• રિપોર્ટ્સ ફોર્મેટ કરી રહ્યા છીએ

• એજન્ડા બનાવવી

• સામગ્રી ફરીથી લખવી

• નોંધોનું આયોજન

પગલું 2: એક યોગ્ય પરિણામ વ્યાખ્યાયિત કરો

સફળતા કેવી દેખાય છે તે નક્કી કરો.

કદાચ તમે ડ્રાફ્ટિંગનો સમય ઘટાડવા, સુસંગતતા સુધારવા, ભૂલો ઘટાડવા અથવા સ્પષ્ટ ક્રિયા વસ્તુઓ બનાવવા માંગો છો.

પગલું 3: ફરીથી વાપરી શકાય તેવું પ્રોમ્પ્ટ બનાવો

કાર્ય, સંદર્ભ, પ્રેક્ષકો, ફોર્મેટ અને મર્યાદાઓ શામેલ હોય તેવો પ્રોમ્પ્ટ લખો.

તેને સુલભ જગ્યાએ સાચવો.

પગલું ૪: દરેક આઉટપુટની સમીક્ષા કરો

હકીકતો, સ્વર, ગોપનીયતા અને સુસંગતતા તપાસો.

ગુણવત્તા સાથે ઝડપને ગૂંચવશો નહીં.

પગલું ૫: પ્રોમ્પ્ટ સુધારો

AI શું ખોટું કરે છે તેના પર ધ્યાન આપો.

સ્પષ્ટ સૂચનાઓ ઉમેરો. ઉદાહરણો આપો. અસ્પષ્ટતા દૂર કરો. અલગ રચના માટે પૂછો.

પગલું 6: પરિણામ માપો

શું તેનાથી સમય બચ્યો? શું ગુણવત્તામાં સુધારો થયો? શું તેનાથી વધારાનું સંપાદન કાર્ય થયું?

કેટલાક AI વર્કફ્લો પ્રભાવશાળી લાગે છે પણ લગભગ કંઈ બચાવતા નથી. અન્ય દર અઠવાડિયે એક કલાકની હતાશા શાંતિથી દૂર કરે છે.

બીજો પ્રકાર રાખો.

૧૪. કાર્યસ્થળના AI સાથે લોકો જે સામાન્ય ભૂલો કરે છે

કામ પર AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે સમજવાનો અર્થ એ પણ છે કે શું ન કરવું તે જાણવું.

અસ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપવી

નબળું ઇનપુટ સામાન્ય આઉટપુટ બનાવે છે.

સંદર્ભ, ઉદાહરણો, મર્યાદાઓ અને સ્પષ્ટ ધ્યેય ઉમેરો.

પહેલા પ્રતિભાવ પર વિશ્વાસ કરવો

પહેલો જવાબ એક મુસદ્દો છે, પથ્થરમાં કોતરેલી આજ્ઞા નહીં.

સુધારાઓ માટે પૂછો.

સંપાદન વિના નકલ કરી રહ્યા છીએ

કૃત્રિમ બુદ્ધિથી બનાવેલ લેખન પોલિશ્ડ લાગે પણ ખાલી લાગે. વાસ્તવિક વિગતો ઉમેરો, સામાન્ય શબ્દસમૂહો દૂર કરો અને તેને માનવીય લાગે તેવું બનાવો.

ગોપનીય ડેટા શેર કરવો

સંવેદનશીલ માહિતીને અમાન્ય સિસ્ટમોમાં પેસ્ટ કરશો નહીં.

દરેક વસ્તુ માટે AI નો ઉપયોગ

કેટલાક કાર્યો જાતે પૂર્ણ કરવા માટે ઝડપી હોય છે.

"આભાર, હું આજે આની સમીક્ષા કરીશ" લખવા માટે તમારે છ-ફકરાના AI પ્રોમ્પ્ટની જરૂર નથી

જ્યારે ખુલાસો મહત્વપૂર્ણ હોય ત્યારે AI ના ઉપયોગને છુપાવવો

કેટલીક સંસ્થાઓ, ગ્રાહકો અથવા ઉદ્યોગોને પારદર્શિતાની જરૂર હોય છે. સંબંધિત નીતિનું પાલન કરો.

AI આઉટપુટને ઉદ્દેશ્ય તરીકે ગણવું

AI પેટર્ન અને ધારણાઓને પ્રતિબિંબિત કરે છે. તે આપમેળે તટસ્થ નથી.

તૂટેલી પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવી

ખરાબ પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવાથી તે સારી નથી બનતી. તે ફક્ત પ્રભાવશાળી ગતિએ ભૂલો ઉત્પન્ન કરે છે 💨

વર્કફ્લોને ઓટોમેટિક કરતા પહેલા તેને ઠીક કરો.

૧૫. ટકી રહે તેવી AI આદત બનાવવી

કાર્યસ્થળના AI સાથે આરામદાયક બનવાનો શ્રેષ્ઠ રસ્તો એ છે કે તેનો ઉપયોગ નાના, ચોક્કસ કાર્યો માટે નિયમિતપણે કરવો.

એક કે બે પુનરાવર્તિત પ્રવૃત્તિઓથી શરૂઆત કરો.

દાખ્લા તરીકે:

• દર સોમવારે, તમારી પ્રાથમિકતાઓને ગોઠવવા માટે AI નો ઉપયોગ કરો.

• મીટિંગ પછી, નોંધોને ક્રિયા વસ્તુઓમાં ફેરવો.

• લાંબો ઈમેલ મોકલતા પહેલા, AI ને તેને ટૂંકો કરવા કહો.

• નિર્ણય લેતી વખતે, ધારણાઓ અને પ્રતિદલીલો માટે પૂછો.

• પ્રોજેક્ટના અંતે, શીખેલા પાઠને સંરચિત કરવા માટે AI નો ઉપયોગ કરો.

એક નાની પ્રોમ્પ્ટ લાઇબ્રેરી . સમય જતાં, તમને ખ્યાલ આવશે કે કયા કાર્યો કામ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે, કયા કાર્યો યોગ્ય છે અને માનવીય નિર્ણય ક્યાં સૌથી વધુ મહત્વ ધરાવે છે.

તમે એ પણ શીખી શકશો કે ક્યારે AI નો ઉપયોગ ન કરવો.

તે પણ AI સાક્ષરતાનો એક ભાગ છે.

ધ્યેય એઆઈનો મહત્તમ ઉપયોગ કરવાનો નથી. ધ્યેય વધુ સારું કાર્ય કરવાનો છે.

એક વ્યવહારુ સમાપન નોંધ

કામ પર AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે શીખવાનો અર્થ મુખ્યત્વે સ્પષ્ટ રીતે કામ સોંપવાનું શીખવાનો છે.

AI ડ્રાફ્ટિંગ, સારાંશ, અનુકૂલન, આયોજન, સમજાવટ અને અન્વેષણ માટે મૂલ્યવાન છે. તે પુનરાવર્તિત પ્રયત્નોને ઘટાડી શકે છે અને તમને ખાલી પૃષ્ઠથી કાર્યક્ષમ પ્રથમ સંસ્કરણ પર ખૂબ ઝડપથી ખસેડવામાં મદદ કરી શકે છે.

પણ તેને સીમાઓની જરૂર છે.

ગુપ્ત માહિતીનું રક્ષણ કરો. મહત્વપૂર્ણ દાવાઓની ચકાસણી કરો. સંવેદનશીલ સંદેશાવ્યવહારની સમીક્ષા કરો. ઉચ્ચ-પ્રભાવવાળા નિર્ણયો માટે માનવોને જવાબદાર બનાવો. અને કૃપા કરીને, કોઈને સમજાતી પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવાની લાલચનો પ્રતિકાર કરો.

નાની શરૂઆત કરો. એક હેરાન કરનારું, પુનરાવર્તિત કાર્ય પસંદ કરો. AI ને સ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપો, પરિણામની સમીક્ષા કરો અને પ્રક્રિયાને સુધારિત કરો.

સારી રીતે ઉપયોગમાં લેવાથી, AI કામને ઓછું માનવીય બનાવતું નથી. તે કામના તે ભાગો માટે વધુ જગ્યા બનાવે છે જેમાં પ્રથમ સ્થાને માનવીની જરૂર હોય છે - નિર્ણય, વિશ્વાસ, સચેતતા, સહાનુભૂતિ અને જ્યારે મીટિંગ સંપૂર્ણપણે પાટા પરથી ઉતરી જાય ત્યારે ધ્યાન આપવાની ક્ષમતા. 

વ્યવહારુ ઉદાહરણ: મીટિંગ નોંધોને વિશ્વસનીય કાર્ય વસ્તુઓમાં ફેરવવી

દૃશ્ય

માયા એક વિકસતી સોફ્ટવેર કંપનીમાં ગ્રાહક ઓનબોર્ડિંગનું સંચાલન કરે છે. તે દર અઠવાડિયે ત્રણ પ્રોજેક્ટ મીટિંગમાં હાજરી આપે છે, લોકો બોલતા હોય ત્યારે રફ નોટ્સ લે છે અને પછીથી તે નોટ્સને ફોલો-અપ ઇમેઇલમાં ફેરવે છે.

આ કાર્ય પુનરાવર્તિત છે, પરંતુ તેમાં થોડું જોખમ રહેલું છે. પ્રસ્તાવિત સમયમર્યાદા સરળતાથી સંમત સમયમર્યાદા માટે ભૂલથી થઈ શકે છે, જ્યારે સામાન્ય સૂચન અજાણતામાં કોઈની સોંપાયેલ જવાબદારી બની શકે છે. તેથી, ઉદ્દેશ્ય એ છે કે શું થયું તે AI ને નક્કી કરવા ન દો. નોંધો ગોઠવવા માટે AI નો ઉપયોગ કરવાનો છે જ્યારે માયા સારાંશ શેર કરતા પહેલા દરેક નિર્ણય, માલિક અને તારીખની ચકાસણી કરે છે.

સહાયકને શું જોઈએ છે

માયા પૂરી પાડે છે:

• તેણીની અનામી મીટિંગ નોંધો અથવા માન્ય ટ્રાન્સક્રિપ્ટ

• મીટિંગનો હેતુ

• ઉપસ્થિતોની યાદી અને તેમની ભૂમિકાઓ

• જરૂરી આઉટપુટ ફોર્મેટ

• એક નિયમ જે જણાવે છે કે ગુમ થયેલ માલિકો અથવા સમયમર્યાદા શોધવાને બદલે લેબલ કરવી જોઈએ

• પુષ્ટિ પામેલા નિર્ણયો, પ્રસ્તાવિત વિચારો અને વણઉકેલાયેલા પ્રશ્નો વચ્ચે સ્પષ્ટ તફાવત

• ગુપ્ત માહિતીને હેન્ડલ કરવા માટે તેમની કંપનીની મંજૂર પદ્ધતિ

કંઈપણ અપલોડ કરતા પહેલા, તે ગ્રાહકના નામ, વ્યક્તિગત વિગતો, ઍક્સેસ ઓળખપત્રો અને વ્યાપારી રીતે સંવેદનશીલ માહિતી દૂર કરે છે સિવાય કે AI સિસ્ટમ તે ડેટાને હેન્ડલ કરવા માટે ખાસ મંજૂર હોય.

ઉદાહરણ સૂચના

“નીચે આપેલી મીટિંગ નોંધોને સંક્ષિપ્ત ફોલો-અપ સારાંશમાં ફેરવો.

આ શીર્ષકો હેઠળ પ્રતિભાવ ગોઠવો:

1. પુષ્ટિ થયેલ નિર્ણયો

2. ક્રિયા વસ્તુઓ

3. પ્રસ્તાવિત વિચારો

4. વણઉકેલાયેલા પ્રશ્નો

5. જોખમો અથવા નિર્ભરતાઓ

દરેક ક્રિયા આઇટમ માટે, કાર્ય, માલિક અને સમયમર્યાદા શામેલ કરો. જો માલિક અથવા સમયમર્યાદા સ્પષ્ટ રીતે સંમત ન હોય, તો 'પુષ્ટિ નથી' લખો. પ્રતિબદ્ધતાઓનું અનુમાન કરશો નહીં અથવા વિગતો શોધશો નહીં.

સારાંશ ૩૫૦ શબ્દોથી ઓછો રાખો. મીટિંગમાં હાજર રહેલા દરેક વ્યક્તિ માટે યોગ્ય સ્પષ્ટ, તટસ્થ ભાષાનો ઉપયોગ કરો.

પૂર્ણ કરતા પહેલા, કોઈપણ વિધાનોની યાદી બનાવો જે અસ્પષ્ટ છે અથવા તપાસવાની જરૂર પડી શકે છે

સારું વિરુદ્ધ ખરાબ આઉટપુટ

એક નબળી ક્રિયા વસ્તુ કહી શકે છે:

"સેમ શુક્રવાર સુધીમાં ઓનબોર્ડિંગ માર્ગદર્શિકા અપડેટ કરશે."

તે સ્પષ્ટ લાગે છે, પરંતુ જો નોંધો ફક્ત એવું સૂચવે છે કે સેમ માર્ગદર્શિકાની સમીક્ષા કરી શકે છે અને કોઈ સમયમર્યાદા પર સંમતિ ન હોય તો તે અસુરક્ષિત છે.

વધુ સારું સંસ્કરણ કહેશે:

"ઓનબોર્ડિંગ માર્ગદર્શિકાની સમીક્ષા કરો - પ્રસ્તાવિત માલિક: સેમ; સમયમર્યાદા: પુષ્ટિ થયેલ નથી."

બીજા સંસ્કરણમાં ચર્ચાને શાંતિથી પ્રતિબદ્ધતામાં ફેરવવાને બદલે અનિશ્ચિતતા જાળવી રાખવામાં આવી છે.

તેનું પરીક્ષણ કેવી રીતે કરવું

માયા છ અગાઉની બેઠકોનો ઉપયોગ કરીને એક નાનો ટેસ્ટ સેટ બનાવે છે જેના પરિણામો તે પહેલાથી જ જાણે છે.

તે તપાસે છે કે શું સહાયક:

• સૂચનોથી નિર્ણયોને અલગ કરે છે

• નામો, તારીખો અને સમયમર્યાદાની સચોટ નકલ કરે છે

• ખૂટતી માહિતીને અપ્રમાણિત તરીકે ચિહ્નિત કરે છે

• ક્યારેય સંમત ન થયા હોય તેવા કાર્યો સોંપવાનું ટાળે છે

• મહત્વપૂર્ણ વણઉકેલાયેલા પ્રશ્નોનો સમાવેશ થાય છે

• બીજો પ્રતિભાગી સમજી શકે તેવો સારાંશ રજૂ કરે છે

• ઇનપુટમાંથી દૂર કરેલી ગુપ્ત વિગતો છોડી દે છે

તેણી ઇરાદાપૂર્વકના ધારના કિસ્સાઓ પણ ઉમેરે છે:

• એક સહભાગી કાર્ય પૂર્ણ કરવા વિશે મજાક કરે છે

• બે લોકો સંમતિ વિના માલિકીની ચર્ચા કરે છે

• કોઈએ બે શક્ય સમયમર્યાદાનો ઉલ્લેખ કર્યો છે

• ટ્રાન્સક્રિપ્ટ ખોટા વક્તાને ટિપ્પણી સોંપે છે

• મીટિંગમાં પછીથી નિર્ણય ઉલટાવી દેવામાં આવે છે

• એક કાર્ય પર સંમતિ થઈ છે, પણ કોઈ માલિકનું નામ નથી

માયા દરેક નિર્ણય અને ક્રિયાને મૂળ નોંધો સુધી પાછી ખેંચી શકે ત્યારે જ કાર્યપ્રવાહ પસાર થાય છે.

પરિણામ

ઉદાહરણરૂપ પરિણામ: માયા બે અઠવાડિયામાં છ મીટિંગ સારાંશ પર પ્રક્રિયાનું પરીક્ષણ કરે છે.

તેમની મેન્યુઅલ પ્રક્રિયામાં પહેલા પ્રતિ મીટિંગ સરેરાશ ૧૮ મિનિટ લાગતી હતી. AI સાથે, પ્રથમ ડ્રાફ્ટ જનરેટ કરવામાં લગભગ ૨ મિનિટ લાગે છે, ત્યારબાદ ચકાસણી અને સંપાદન માટે સરેરાશ ૭ મિનિટ લાગે છે. આનાથી કુલ હેન્ડલિંગ સમય પ્રતિ મીટિંગ ૧૮ મિનિટથી ઘટીને ૯ મિનિટ થાય છે.

છ બેઠકોમાં, ઉદાહરણ બચત છે:

• પહેલાનો કુલ: ૬ × ૧૮ મિનિટ = ૧૦૮ મિનિટ

• સમીક્ષા સહિત AI-સહાયિત કુલ: 6 × 9 મિનિટ = 54 મિનિટ

• ઉદાહરણ તરીકે બચેલો સમય: ૫૪ મિનિટ

છ સારાંશમાંથી પાંચ એક સમીક્ષા પછી સ્વીકૃતિ ચેકલિસ્ટને પૂર્ણ કરે છે. બાકીના સારાંશની બીજી સમીક્ષાની જરૂર છે કારણ કે ટ્રાન્સક્રિપ્ટે બે વક્તાઓને મૂંઝવણમાં મૂક્યા હતા.

આ આંકડાઓ જણાવેલ પરીક્ષણ સેટઅપ પર આધારિત ઉદાહરણ અંદાજ છે, પ્રકાશિત કંપનીના પરિણામ પર નહીં. નમૂના નાનો છે, મીટિંગ્સ જટિલતામાં ભિન્ન હોઈ શકે છે, અને ગણતરીમાં સમીક્ષા સમયનો સમાવેશ થાય છે પરંતુ ટ્રાન્સક્રિપ્ટ્સને સાફ કરવા અથવા અનામી બનાવવા માટે જરૂરી સમયનો સમાવેશ થતો નથી.

શું ખોટું થઈ શકે છે?

સહાયક આ કરી શકે છે:

• સોંપાયેલ ન હોય તેવા કાર્ય માટે માલિક શોધો

• સૂચવેલ તારીખને પુષ્ટિ થયેલ સમયમર્યાદા તરીકે ગણો

• પરોક્ષ રીતે ઉચ્ચારવામાં આવેલ નિર્ણય ચૂકી ગયા

• ખોટી વ્યક્તિને ટિપ્પણીનું કારણ આપો

• અનિશ્ચિતતાને છુપાવતો સુંદર સારાંશ બનાવો

• નોંધોમાં સમાવિષ્ટ સંવેદનશીલ માહિતી જાળવી રાખો

• જો મીટિંગ ટેમ્પ્લેટ બદલાય તો જૂની સૂચનાઓનું પાલન કરો

સૌથી ગંભીર ભૂલ એ હશે કે સારાંશ તપાસ્યા વિના મોકલવો. ફ્લુઅન્સી એ રેકોર્ડ સચોટ હોવાનો પુરાવો નથી.

તેથી માયા દરેક ક્રિયા વસ્તુની તુલના સ્રોત નોંધો સાથે કરે છે, સંબંધિત વ્યક્તિ સાથે અસ્પષ્ટ પ્રતિબદ્ધતાઓની પુષ્ટિ કરે છે, અને મૂળ નોંધો સંદર્ભ માટે ઉપલબ્ધ રાખે છે. સંવેદનશીલ અથવા વિવાદિત બાબતો સહાયકને સોંપવાને બદલે મેન્યુઅલી હેન્ડલ કરવામાં આવે છે.

વ્યવહારુ ઉપાય

AI અહીં મૂલ્યવાન છે કારણ કે તે હાલની માહિતીને સ્પષ્ટ માળખામાં ફેરવે છે. તે નિર્ણય લેવામાં આવેલા નિર્ણયની પુષ્ટિ કરવા માટે જવાબદાર વ્યક્તિનું સ્થાન લેતું નથી.

સલામત કાર્યપ્રવાહ સરળ છે: સ્પષ્ટ નિયમો પૂરા પાડો, સંવેદનશીલ માહિતી દૂર કરો, AI ને અનિશ્ચિતતા દર્શાવવાની જરૂર કરો, જાણીતા ઉદાહરણો સામે તેનું પરીક્ષણ કરો અને કોઈપણ દાવો કરાયેલ સમય બચતમાં માનવ સમીક્ષાનો સમાવેશ કરો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

નવા નિશાળીયા કામ પર AI નો ઉપયોગ સુરક્ષિત રીતે કેવી રીતે શરૂ કરી શકે?

એક જ પુનરાવર્તિત, ઓછા જોખમવાળા કાર્યથી શરૂઆત કરો, જેમ કે ફોલો-અપ ઇમેઇલ્સનો મુસદ્દો તૈયાર કરવો, નોંધોનો સારાંશ આપવો, કાર્યસૂચિ બનાવવી અથવા હાલની સામગ્રીનું પુનર્ગઠન કરવું. AI ને સ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપો, પછી ચોકસાઈ, સ્વર, ગોપનીયતા અને સુસંગતતા માટે પરિણામની સમીક્ષા કરો. જ્યાં સુધી તમારી સંસ્થાએ તે ડેટાને હેન્ડલ કરવા માટે સાધનને મંજૂરી ન આપી હોય ત્યાં સુધી સંવેદનશીલ માહિતી દાખલ કરવાનું ટાળો.

કાર્યસ્થળના AI સાથે સ્વચાલિત કરવા માટે શ્રેષ્ઠ કાર્યો કયા છે?

પ્રથમ ડ્રાફ્ટ્સ બનાવવા, હાલની માહિતીનું પુનર્નિર્માણ કરવા અને મૂળભૂત વિશ્લેષણનું આયોજન કરવામાં AI સારું પ્રદર્શન કરે છે. યોગ્ય કાર્યોમાં દસ્તાવેજોનું પુનર્લેખન, મીટિંગ ક્રિયાઓ કાઢવા, પ્રતિસાદનું જૂથ બનાવવા, સ્પ્રેડશીટ વલણો સમજાવવા અને ચેકલિસ્ટ્સ બનાવવાનો સમાવેશ થાય છે. રોજગાર, કાનૂની બાબતો, સલામતી, નાણાં, આરોગ્યસંભાળ અથવા ન્યાયીપણા સાથે સંકળાયેલા ઉચ્ચ-અસરકારક નિર્ણયો માટે તે ઓછું યોગ્ય છે.

કામ માટે સારો AI પ્રોમ્પ્ટ કેવી રીતે લખવો?

એક મજબૂત કાર્યસ્થળ પ્રોમ્પ્ટ કાર્ય, સંદર્ભ, પ્રેક્ષકો, ઇચ્છિત ફોર્મેટ અને જરૂરી વિગતો સમજાવે છે. સામાન્ય મદદ માંગવાને બદલે, તમને જોઈતા ચોક્કસ પરિણામ અને કોઈપણ મર્યાદા, જેમ કે શબ્દ ગણતરી અથવા સ્વરનું વર્ણન કરો. તમે AI ને પુનરાવર્તન દૂર કરવા, ધારણાઓ ઓળખવા અથવા ચકાસણીની જરૂર હોય તેવી માહિતીને ફ્લેગ કરવાનું કહીને પ્રતિભાવને વધુ શુદ્ધ કરી શકો છો.

રોબોટિક લાગ્યા વિના હું ઇમેઇલ્સ માટે AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકું?

મૂળ સંદેશ, તેનો હેતુ, પ્રાપ્તકર્તા સાથેનો તમારો સંબંધ અને તમને જોઈતો સ્વર આપો. AI ને કહો કે ઇમેઇલ સંક્ષિપ્ત, મૈત્રીપૂર્ણ, મક્કમ અથવા ચોક્કસ પ્રેક્ષકો માટે યોગ્ય બનાવે. મોકલતા પહેલા, ચોક્કસ વિગતો ઉમેરો, સામાન્ય શબ્દો દૂર કરો અને ખાતરી કરો કે તમારા નામ હેઠળ દરેક વાક્ય કુદરતી લાગે છે.

AI-જનરેટેડ મીટિંગ નોટ્સની સમીક્ષા કેવી રીતે કરવી જોઈએ?

દરેક નિર્ણય, કાર્યવાહી, માલિક અને સમયમર્યાદાની સરખામણી મૂળ નોંધો અથવા માન્ય ટ્રાન્સક્રિપ્ટ સાથે કરો. AI ને પ્રસ્તાવિત વિચારો અને વણઉકેલાયેલા પ્રશ્નોથી પુષ્ટિ થયેલા નિર્ણયોને અલગ કરવાની જરૂર છે. ખૂટતી માહિતીને અનુમાનિત કરવાને બદલે "પુષ્ટિ નથી" તરીકે લેબલ કરવી જોઈએ, ખાસ કરીને જ્યારે વક્તાઓ કોઈ કરાર પર પહોંચ્યા વિના સંભવિત માલિકો અથવા તારીખોની ચર્ચા કરે છે.

શું AI સ્પ્રેડશીટ્સ અને બિઝનેસ ડેટાનું સચોટ વિશ્લેષણ કરી શકે છે?

AI સૂત્રો સમજાવી શકે છે, વલણોનો સારાંશ આપી શકે છે, શક્ય વિસંગતતાઓ ઓળખી શકે છે અને આંકડાઓને લેખિત ટિપ્પણીમાં ફેરવી શકે છે. જોકે, તેનું અર્થઘટન સ્વચ્છ ડેટા અને પૂરતા વ્યવસાય સંદર્ભ પર આધાર રાખે છે. નાણાકીય, કાર્યકારી અથવા સ્ટાફિંગ નિર્ણયો માટે આઉટપુટનો ઉપયોગ કરતા પહેલા એકમો, ગુમ થયેલ મૂલ્યો, શ્રેણી સુસંગતતા અને વૈકલ્પિક સ્પષ્ટતાઓ અસ્તિત્વમાં છે કે કેમ તે તપાસો.

કાર્યસ્થળની કઈ માહિતી ક્યારેય AI માં દાખલ ન કરવી જોઈએ?

પાસવર્ડ, ઍક્સેસ ઓળખપત્રો, ગ્રાહક રેકોર્ડ, કર્મચારીની વિગતો, તબીબી માહિતી, કાનૂની દસ્તાવેજો, માલિકીનો કોડ, અપ્રકાશિત યોજનાઓ અથવા સંવેદનશીલ નાણાકીય ડેટા અસ્વીકૃત સિસ્ટમોમાં દાખલ કરવાનું ટાળો. શક્ય હોય ત્યાં નામો અને ઓળખ વિગતો દૂર કરો. તમારી સંસ્થાની ડેટા નીતિ અને માન્ય એન્ટરપ્રાઇઝ ટૂલ્સ નક્કી કરે છે કે કઈ માહિતી સુરક્ષિત રીતે પ્રક્રિયા કરી શકાય છે.

કર્મચારીઓની ચિંતા કર્યા વિના મેનેજરો કામ પર AI કેવી રીતે રજૂ કરી શકે?

મેનેજરોએ સમજાવવું જોઈએ કે AI શા માટે રજૂ કરવામાં આવી રહ્યું છે, તે કયા કાર્યોને સમર્થન આપશે, માનવ-સંચાલિત શું રહેશે, અને આઉટપુટની સમીક્ષા કેવી રીતે કરવી જોઈએ. તેમણે મંજૂર ડેટા પ્રથાઓ, તાલીમ, રિપોર્ટિંગ પ્રક્રિયાઓ અને સફળતાના માપદંડોને પણ વ્યાખ્યાયિત કરવા જોઈએ. નક્કર ઉદાહરણો પરિવર્તન અથવા બુદ્ધિશાળી કાર્યપ્રવાહ વિશે અસ્પષ્ટ વચનો કરતાં વધુ વિશ્વાસ બનાવવાનું વલણ ધરાવે છે.

કામ પર AI નો ઉપયોગ કરતી વખતે સૌથી સામાન્ય ભૂલો કઈ છે?

સામાન્ય ભૂલોમાં અસ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપવી, પહેલા પ્રતિભાવ પર વિશ્વાસ કરવો, સંપાદન કર્યા વિના સામગ્રીની નકલ કરવી અને ગુપ્ત માહિતી શેર કરવી શામેલ છે. લોકો તૂટેલી પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત પણ કરી શકે છે અથવા AI આઉટપુટને ઉદ્દેશ્ય તરીકે ગણી શકે છે. એક સારો અભિગમ એ છે કે મહત્વપૂર્ણ દાવાઓની ચકાસણી કરવી, નબળા ડ્રાફ્ટ્સને સુધારવું, પુનરાવર્તિત કાર્યપ્રવાહનું પરીક્ષણ કરવું અને માનવ જવાબદારી સ્પષ્ટ રાખવી.

AI વર્કફ્લો સમય બચાવે છે કે નહીં તે હું કેવી રીતે માપી શકું?

ઇનપુટ્સ તૈયાર કરવા, માહિતીને અનામી રાખવા, આઉટપુટ તપાસવા અને સુધારા કરવા સહિત સમગ્ર પ્રક્રિયાનું માપ કાઢો. આ કુલ રકમની સરખામણી તમારા પાછલા કાર્યપ્રવાહના સમય અને ગુણવત્તા સાથે કરો. અસરકારક AI પ્રક્રિયાએ અસ્વીકાર્ય ગોપનીયતા, ચોકસાઈ અથવા જવાબદારીના જોખમો ઉભા કર્યા વિના પ્રયાસ ઘટાડવો જોઈએ અથવા સુસંગતતામાં સુધારો કરવો જોઈએ.

સંદર્ભ

1. યુકે સરકાર - યુકે સરકાર માટે કૃત્રિમ બુદ્ધિ પ્લેબુક - gov.uk

2. નેશનલ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઓફ સ્ટાન્ડર્ડ્સ એન્ડ ટેકનોલોજી - આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ ફ્રેમવર્ક: જનરેટિવ આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ - nist.gov

3. માહિતી કમિશનરનું કાર્યાલય - AI, ડેટા પ્રોટેક્શન અને જાહેર ક્ષેત્ર: AI નીતિઓ - ico.org.uk

4. નેશનલ બ્યુરો ઓફ ઇકોનોમિક રિસર્ચ - nber.org

5. યુએસ સમાન રોજગાર તક આયોગ - AI માં EEOC ની ભૂમિકા શું છે? - ​​eeoc.gov

6. સરકારી સંદેશાવ્યવહાર સેવા - GCS જનરેટિવ AI નીતિ - communications.gov.uk

7. ઓપનએઆઈ - એઆઈ સાથે બાંધકામ માટે એક વ્યવહારુ માર્ગદર્શિકા - openai.com

અધિકૃત AI સહાયક સ્ટોર પર નવીનતમ AI શોધો

અમારા વિશે